Professzionális jelentések és dokumentumok létrehozása a Microsoft Word alkalmazásban

Professzionális jelentések és dokumentumok létrehozása a Microsoft Word alkalmazásban
Ez az útmutató ingyenesen letölthető PDF -ként. Töltse le most ezt a fájlt . Nyugodtan másolja és ossza meg barátaival és családjával.

Ha a Microsoft Office ország lett volna, akkor a világ harmadik legnépesebb országa lett volna. 1,2 milliárd ember egyetlen alkalmazáscsomag használata elképesztő. És 107 nyelven beszélnek!





De jelenleg Ön és én angolul beszélünk, és a Microsoft Office arzenál legnépszerűbb eszközéről fogunk beszélni - Microsoft Word 2016 .



visszatéríthetsz egy játékot steamen

Ez a dokumentumszerkesztő különféle dokumentumok írására szolgál. Egyszerű alkalmazástól a szükséges önéletrajzig. Egy sima vödörlistától az irodai feljegyzésig. Úgy gondoljuk, hogy tudunk dolgozni a Word segítségével. De amikor leülünk komoly szakmai jelentést írni, felfedezünk egy fontos tényt.





A szakmai jelentésírás más készségeket igényel.

Szóval ezt kérdezd meg magadtól - tud-e ugrálni egyetlen dokumentumból egy hosszú jelentésbe? Ismeri a Microsoft Word összes olyan funkcióját, amely segít a nagyszabású dokumentumprojekt kezelésében? Tud -e együttműködni a munkában a csapat többi tagjával?



Lehet diák, kisvállalkozó vagy irodai dolgozó ... jelentést vagy valamilyen szakmailag formázott dokumentumot kell létrehoznia. Ez a MakeUseOf útmutató segít a technikák frissítésében és a tervezési megközelítés élesítésében.

Ebben az útmutatóban:

Jelentés írása - Bevezetés | A jelentés ellenőrző listája



Hasznos Microsoft Word eszközök - Speciális beillesztés | Kutató | Fagyassza le dokumentumának részeit

Dolgozzon az elrendezésen és a tervezésen - Intro | Fedőlap | Tartalomjegyzék | Fejléc és lábléc | Oldalszámok | Betűstílus | Bekezdés stílusa | Oldaltörések | Stílusok és témák | Feliratok | Gyors alkatrészek | Oldalszegélyek



Referenciák és együttműködés - Index | Bibliográfiák | Kereszthivatkozás | Hozzászólások

Fejezze be jelentését - Aláírások | Vízjelek | Csak olvasható | Nyomtatás PDF -be

A következő lépés - Következtetés

Jelentés írása

A jelentésírás magában foglalja a kutatást, majd az elemzés eredményének közzétételét. A szakmai világban a közzétett adatok 'kinézete' vagy megjelenése a legfontosabb. A szemet gyönyörködtető végeredmény ronthatja hírnevét és javíthatja személyes márkáját.

Az alábbi lépések segítenek a Microsoft Word 2016 szakértői szolgáltatásaiban. Töltsön sok időt egy tervvel. Kezdje ezekkel az irányelvekkel…

Lépés: Döntse el a célt

Mielőtt elkezdené a jelentést, először is tudnia kell, miért írja azt. A jelentések sokfélék, de vagy tájékoztatásra, vagy meggyőzésre szolgálnak. Ez egy műszaki folyamat leírására, háttérinformációk megosztására vagy a projekt előrehaladásának bemutatására szolgálhat.

Kérdezd meg magadtól - Mit és Miért . Ez segíteni fog abban, hogy a célt az egyik fő pontra lepárolja, és ragaszkodjon hozzá, ahelyett, hogy felesleges részletekkel bajlódna.

2. lépés: Határozza meg közönségét

A második fontos szempont a közönség értékelése. Vajon képesek lesznek megérteni, miről beszél? Különböző szintű olvasók olvassák a jelentést? Az olvasó ismerete a témában nagyban befolyásolja a szükséges információkat.

Döntse el az elsődleges közönséget, majd írja le a jelentést megfelelő technikai szinten. A másodlagos közönséget a jelentés végén kiegészítő információkkal lehet támogatni.

3. lépés: Ismerje meg a témát

Tudnia kell, miről beszél. Tehát tanulmányozza a témát, és minden lényeges információt mellékeljen az állítás bizonyításához. Győződjön meg arról, hogy tényekre, és nem személyes véleményekre alapozott következtetésre jut. Az információnak korrektnek, aktuálisnak és jól hivatkozottnak kell lennie.

Használjon különféle forrásokat is, például folyóiratokat, újságcikkeket, könyveket, webhelyeket, prospektusokat, nyers adatokat, éves jelentéseket és beszédeket, hogy támogassa álláspontját. Csak ne ragaszkodjon a Wikipédiához.

4. lépés: Vázolja fel a jelentést

Ön elvégezte a kutatást. Rengeteg információ vár a gépelésre és a nyomtatásra. De várj! Ne fulladjon meg, mielőtt belép a vízbe. Készítse el a jelentés végső vázlatát, amely az útpontok diagramja lesz, amely segít eligazodni az elejétől a végéig. A vázlat a tervrajz. Madártávlatból láthatja a földet, és megmutatja, hol kell kitöltenie a részleteket.

Az ötletjelentés szerkezete a következő elemeket tartalmazhatja:

  • Címlap
  • vezetői összefoglaló
  • Tartalomjegyzék
  • Bevezetés
  • A jelentés törzse
  • Következtetés
  • Ajánlások
  • Függelék
  • Irodalomjegyzék és irodalom

Microsoft Word Dokumentum vázlata egy erőteljes funkció, amely segít megszervezni egy dokumentumot, még mielőtt elkezdené kitölteni kutatással. Kihasználni ötletbörze és elmefeltérképező sablonok is.

5. lépés: Írás, szerkesztés, lektorálás és befejezés

Miután megszerkesztette a jelentést, ideje feltölteni a fejléceket tartalommal. Én személy szerint azt tartom a legjobbnak, ha minden részből egy kicsit foglalkozom, majd információkkal töltöm össze. Ezt megteheti, ha akarja, vagy befejezheti az egyes szakaszokat, miközben lefelé halad a jelentésstruktúrában. Győződjön meg róla, hogy a helyesírás és a nyelvtan helyett az ötleteinek bemutatására és a támogató bizonyítékok felhasználására összpontosít. Vázolja fel érvelését, és írjon néhány mondatot, amelyek megfogalmazzák a fő gondolatait. Ha talál valamit, amit érdemes idézni, idézze.

Ha a szöveg nagy része meg van írva, akkor itt az ideje, hogy végigolvassa és győződjön meg róla, hogy jól folyik. Győződjön meg arról, hogy az olvasó megértését olyan átmeneti szavakkal irányítja, mint az „Ez az információ azt mutatja…”, „Más szóval…”, „Hasonlóképpen…”, és emelje ki a lényeges és legfontosabb pontokat.

Végül szánjon időt a lektorálásra, ellenőrizze a nyelvtant és a helyesírást , és ellenőrizze az összes lényeges információt és annak logikai folyamatát. A legjobb, ha legalább egy napot hagy, hogy ellenőrizze és lektorálja a munkáját. Ne próbálja meg azonnal szerkeszteni, miután úgy gondolja, hogy befejezte, mert hajlamos lesz elfelejteni, amit írt. Aludjon, és másnap lektorálja.

A jelentés ellenőrző listája

Mielőtt benyújtaná vagy leadná jelentését, amelyen olyan keményen dolgozott, győződjön meg arról, hogy megtette a következőket:

  • Töltse ki a címlapot a címmel, az Ön nevével, dátumával, kinek szól a jelentés, és annak lehetséges leírásával, hogy miről szól a jelentés.
  • A tartalomoldal megfelelő címsorokkal rendelkezik, és az oldalak száma helyes.
  • Győződjön meg arról, hogy a bevezető lefedi a kulcsfontosságú pontokat, a jelentés hatókörét és a megvalósítani kívánt célt.
  • Feliratokat adott hozzá a táblázatok fölé és a képek/grafikonok alá.
  • A jelentés tartalma egyértelműen, logikusan, tényszerűen, a témában maradva mutatja be az információt?
  • A konklúzió tartalmazza az eredményeket, megismétli a fő gondolatot, és nem tartalmaz új információkat?
  • A címsorok és alcímek egyértelműen meg vannak jelölve?
  • Az idézetek relevánsak, naprakészek és helyesen hivatkoznak?
  • Használta -e az oldalszüneteket adott esetben?

Most indítsuk el a Microsoft Word programot, és ismerjük meg azokat a funkciókat, amelyek segítenek összeállítani jelentéstervezetét, és szakmai dokumentumként bemutatni.

Hasznos Microsoft Word funkciók jelentések készítéséhez

Vegye ezeket falatnyi tippeknek, és egyenként sajátítsa el.

A Microsoft Word egy nagy haubice, sok anyával és csavarral. Fókuszáljunk a legfontosabb készségekre és azokra az eszközökre, amelyekre szükség lesz a szakmai jelentés megtervezéséhez, elkészítéséhez és bemutatásához. Az alábbiakban ismertetett Microsoft Word funkciók szintén termelékenységi parancsikonok, amelyek megkönnyítik a munkáját.

Tipp: A Microsoft Word 2016 „Mondja el” asszisztensével többet tudhat meg az Office csomag új funkcióiról.

Kezdjük három előzetes eszközzel ...

Használja a Paste Specialt

A legtöbbünk számára, amikor szöveget vagy képet kell másolnunk a Wordbe, a CTRL+V billentyűparancs jól működik. De néha előfordulhat, hogy be szeretnénk illeszteni a másolt adatokat egy másik formátumba, például Excel formátumba. A ... val Speciális beillesztés parancsot elvetheti vagy megadhatja a formátumot, amikor képet, prezentációs adatokat, táblázatot vagy objektumot illeszt be bármely más programból a Wordbe.

Sokat fog dolgozni az Excel táblázatokkal és diagramokkal egy professzionális dokumentumban.

Ha csak lemásolja, amit szeretne, és kattintson a Beillesztés gombra, észre fogja venni, hogy az adatokat táblázatként illeszti be. Ha azonban a cellák nagy területét szeretné beilleszteni, és nem szeretné szerkeszteni, akkor érdemes beilleszteni képként, a szerkesztés extra lehetőségével.

Ban ben Microsoft Excel: Válassza ki és jelölje ki a másolni kívánt cellákat> Nyomja meg CTRL+C.

Ban ben Microsoft Word: Menj Kezdőlap> Beillesztés> Különleges beillesztés . Válassza a lehetőséget Speciális beillesztés és válassza ki a párbeszédpanelt Microsoft Office Excel munkalap objektum .

Átméretezheti az adatokat, mint egy képet, és ha duplán kattint, szerkesztheti az értékeket. Megváltoztathatja és módosíthatja a táblázatot vagy a diagramot. És ha frissíti az adatokat a diagramban vagy táblázatban az Excelben, akkor automatikusan frissítheti a diagramot a Wordben.

Próbálja ki a jobb egérgombbal megjelenő helyi menüt is. Megnyílik a Speciális beillesztés menü:

Több is van lehetőségek az adatok Excelből Wordbe történő importálására . Az Microsoft Office támogatás oldal is részletesen leírja őket.

Használja a kutatót

Igen, van Google és Wikipedia. De a Wordről a böngészőre való folyamatos váltás akadályozhatja a termelékenységet. Az Office 2016 erőteljes kutatási integrációt hoz létre ebben a morcos munkában. A kutató nem csak abban segíthet, hogy a Microsoft Word -ből tartalmat találjon, hanem gyors idézetek hozzáadását is. A Bing tudásgráf segítségével megtalálja a megfelelő tartalmat a dokumentum támogatásához.

Menj Szalag> Hivatkozások lap és c Válassza ki Kutató . Megnyílik egy panel a jobb oldalon a keresési beállításokkal.

Írjon be egy kulcsszót a keresni kívánt témához, és nyomja meg az Enter billentyűt.

Az Eredmények panel a dokumentumban használható források listáját mutatja. Válasszon egy témát, amelyet részletesen feltár.

Adja hozzá a témát a Microsoft Word dokumentumhoz, kattintson a jobb felső sarokban található pluszjelre. A pluszjelre kattintva bármely eredményre hivatkozhat a forrás a kutatási dokumentumban. Az idézet forrás webes forrásokkal és könyvekkel segíti kutatásait.

Mint később látni fogjuk, a jegyzetekkel ellátott bibliográfia a dokumentum egyik legkeményebb része. A kutató intelligens asszisztens, aki belép.

Fagyassza be Word dokumentumának egy részét

Vegyük természetesnek, hogy szakmai jelentése hosszú és összetett munka lesz. A Word ablakot két ablakra oszthatja, így a dokumentum két különböző részét tekintheti meg egyszerre. Értékes időmegtakarítás, ha részeket szeretne másolni és beilleszteni egyik helyről a másikra, vagy hivatkozni a dokumentum egyik részére, miközben más helyen dolgozik.

Menj Szalag> Nézet lap> Osztott .

A felosztás eltávolításához kattintson a gombra Split eltávolítása ugyanazon a lapon.

A Windows csoport több lehetőséget kínál két vagy több dokumentummal való munkavégzés megváltoztatására. A funkciók magától értetődőek.

A két dokumentum egyidejű görgetéséhez kattintson a gombra Szinkron görgetés a Nézet fül Ablak csoportjában. Ön is rákattinthat Nézet egymás mellett hogy a dokumentum két részét egymás mellé tegye.

Tipp: Az Osztott nézet használatával két különböző elrendezést jeleníthet meg - például a Nyomtatást és a Vázlatot. Állítsa be a felosztást. Ezután kattintson a módosítani kívánt ablaktáblára, majd válasszon másik elrendezést a Nézet lapon.

Dolgozzon az elrendezésen és a tervezésen

A jelentés bemutatása az, ami elsősorban arra késztet valakit, hogy olvassa el a jelentést, és ezért elengedhetetlen, hogy a jelentés jól legyen bemutatva. Ha négy jelentés közül választhatna, melyiket olvasná, mit választana?

  1. Kézzel írt jelentés.
  2. Fekete -fehér nyomtatott dokumentum.
  3. Egy jelentés normál A4 -es papírra nyomtatva színesben.
  4. Színesen nyomtatott jelentés, fülbemászó címlappal, szépen behatárolva és sima?

Ön felveszi a negyedik jelentést, mert pusztán a vizuális megjelenés miatt vonzza felé.

Nem az előlap az egyetlen ok. Egy jól megtervezett jelentés könnyebben olvasható. Az olvasás is könnyebb, ha nincs ideje olvasni. Ezért kell egy kis időt töltenie a fejlécekkel és láblécekkel, valamint a különböző stílusokkal és témákkal. Röviden - a jelentés minden elemének formázása.

A formázás nehéz feladatnak tűnhet, de szórakoztató gyakorlat, amely minden kreatív izomzatát megmozgatja. A legfontosabb kivonatok azok a készségek, amelyeket a Microsoft Office -ban bármikor alkalmazni tud. És időt takaríthat meg az itt tanult termelékenységi tippekkel.

A Microsoft Word 2016 gazdag szolgáltatásokkal rendelkezik. Ez csak néhány módja annak, hogy a jelentéstervezés kitűnjön a többi közül és professzionális legyen. Tehát bontsuk le az elrendezési és tervezési készségeket.

Ez a szakasz lépésről lépésre bemutatja ezeket a funkciókat:

  • Kezdje egy fedőlappal
  • Készítsen tartalomjegyzéket
  • Hozzon létre fejlécet és láblécet
  • Oldalszámok hozzáadása

(A tartalom formázása)

  • Válassza ki a megfelelő betűtípusokat
  • Stílusolja a bekezdéseket
  • Ellenőrző oldaltörések
  • Használjon stílusokat és témákat
  • Feliratok
  • Gyors alkatrészek használata
  • Díszítsd oldalszegéllyel

1. Kezdje borítólappal

Az első oldal az első kapcsolattartási pont az olvasóval. Ez az Ön lehetősége is kedvező benyomást kelteni. Ne hagyja, hogy a művészi készségek hiánya kifogás legyen, mert a Word a címoldalak beépített galériájával veszi fel a feladatot. Csak annyit kell tennie, hogy feleségül vesz egyet a jelentés témájához.

A Microsoft Word 2016 kínál Önnek 16 előre formázott sablon és még három az Office.com -on.

Menj Beszúrás> Oldalak csoport> Borítólap .

A fedőlap alapértelmezés szerint a dokumentum elején jelenik meg.

Mivel csak 16 „hivatalos” sablon található a kínálatban, előfordulhat, hogy minden más társának ugyanaz a fedőlapja. Tehát miért nem testreszabhatja, és egyedivé teheti.

tudsz tervezzen címlapot (vagy fedőlapot) a Microsoft Word programban az eredeti lehet a veremben. Mentse el sablonként, vagy egyszerűen változtassa meg a tervezést menet közben.

2. Készítsen tartalomjegyzéket

Alkalmi olvasók szkennelnek. A jó olvasók először szkennelnek, majd mélyre merülnek. A tartalomjegyzék mindkettőt segítő útpontokat tartalmazza. Ha egy hosszú és bonyolult dokumentumról van szó, nem szeretné inkább megvizsgálni a földterületet, mielőtt elindul az Ön számára érdekes részhez?

Fontolja meg a tartalomjegyzéket (TOC), ha a dokumentum több mint 10 oldal hosszú. Először meg kell győződnie arról, hogy nincs rá szüksége rendezze át a dokumentum bármely oldalát a TOC létrehozása előtt.

A Microsoft Word programban nem kell kézzel írni a teljes tartalomjegyzéket. Van egy Tartalomjegyzék automatikus eszköz alatt Hivatkozások lapon, amely felveszi a körvonalait és megtervezi az Ön számára. Ezenkívül könnyen frissítheti, ha valamit módosítani szeretne.

Vannak olyan sablonok is, amelyeket letölthet és illeszthet a tartalom jellegéhez. Például egy dolgozat TOC -ja másként néz ki, mint egy vállalat éves jelentése.

Van egy teljes oktatóanyagunk hogyan lehet tartalomjegyzéket létrehozni a Wordben .

Ennek lényege a következő:

Hozza létre a vázlatot, és használja a címsorokat a hierarchia rendszerezéséhez. Alkalmazza az automatikus TOC eszközt a címsorokra. A Word 2016 megkeresi ezeket a címsorokat, majd beszúrja a tartalomjegyzéket a dokumentumba. Ezután automatikusan frissítheti a tartalomjegyzékét, ha módosítja a dokumentumot.

A további gyakorlati irányításhoz használhatja a Kézi tartalomjegyzék stílus. A Word beszúrja a helyőrző szöveget, és be kell illesztenie és formáznia a tartalmat a listában.

A fejlécek és a láblécek fontosak a jelentésekben, mivel a fő cél az, hogy minden oldalon információt nyújtsanak a jelentésről. Ezek az oldalszámok gyakori megjelenítési területei. A dokumentum fejlécének tartalmaznia kell a jelentés címét, és esetleg a létrehozó nevét. Az aktuális rész címe hasznos.

A láblécnek viszont tartalmaznia kell az oldalszámokat, a közzététel dátumát és egyéb szükséges adminisztratív információkat. Vegye figyelembe, hogy néhány a stílus útmutatók speciális irányelveket tartalmaznak a fejlécekhez és a láblécekhez .

Kezdjük a dokumentum fejlécével, és egyedi megjelenést kölcsönözünk neki.

Válassza a lehetőséget Beszúrás , majd válassza ki bármelyiket Fejléc vagy Lábléc a csoportból. A beépített galéria számos lehetőséget kínál, amelyek közül választhat.

A fejléc és lábléc helyet a dokumentumba helyőrző szöveggel vagy táblázattal illeszti be. Az Fejléc és lábléc eszközök megnyílik a szalagon más formázási munkákhoz, például a dátumhoz, az időhöz vagy a képhez.

Írja be a szöveget, majd válassza a lehetőséget Zárja be a fejlécet és a láblécet .

Kezdheti üres fejléccel és lábléccel. Ha rendelkezik a tervezési készségekkel, használja a Fejléc és lábléc eszközök megtervezni a sajátját. A fejléc és lábléc területének elsajátítása, ha egyéni fejléces fejléceket szeretne létrehozni a szervezet számára. Használhat olyan márkaelemeket, mint a cég vagy szervezet logója a tetején, és szépen formázott lábjegyzetek az alján

Próbáljuk meg módosítani az egyik beépített fejlécet. kiválasztottam Fickó a galériából.

A végső megjelenés két percet vett igénybe az egyszerű szöveges effektusok és a Microsoft Office ikongalériájából származó ikon összeállításához.

A fejléc és a lábléc a helyén van. De honnan tudja, hol van a dokumentumban? Az oldalszámokat illessze be a következő fontos jelzőtáblaként.

4. Adja hozzá az oldalszámokat

Az oldalszámok a láblécben látszanak a legjobban (ellentétben a fejléccel, mint a fenti képen). Hozzáadhat egy alapvető oldalszámot a Beszúrás> Oldalszám gombot a szalagon. Azt is hozzáadhatja a Tervezés fülre, amely a fejléc és a lábléc hozzáadásakor jelenik meg.

Sokat irányíthat az oldalszámok felett. Válasszon a számformátumok széles választékából, és testre szabhatja azokat az Ön igényei szerint. Ebben az esetben a számot hozzáadjuk a lábléchez, de felhelyezheti őket a tetejére vagy akár a szélére is. Ebben a példában az oldalszámot a bal alsó sarokban helyeztem el. De szeretném megváltoztatni az alapértelmezett megjelenést és formátumot.

Például: Az „X oldal XXX” használatával jobb jelzőt kaphat egy hosszú dokumentumon.

Válassza ki az oldalszámot. Menj Beszúrás> Gyors alkatrészek . A legördülő menüből válassza a lehetőséget Terület . A Mező párbeszédablakot a Fejléc és lábléc tervezése lapról is elérheti.

Választ NumPages a mezőnevek hosszú listájából. A jobb oldali mezőből kiválaszthat egy adott formátumot. A szokásos 1, 2, 3 -at választottam. Kattintson rendben , és megjelenik az oldalak száma. Most már csak annyit kell tennie, hogy hozzáadja a szöveget, például X. oldal, XXX, és módosíthatja a számok megjelenését a Kezdőlap lapon elérhető szokásos szövegformázó eszközökkel.

Most így néz ki:

Tervezze meg a megjelenést a dokumentum bármely oldalszámán, és a Word automatikusan frissíti a maradékot. Az oldalszámok a lábléc leggyakoribb elemei, de tartalmazhatnak más információkat is, például a fejlécet. A Beszúrás csoport beállításai közül hozzáadhatja a dátumot és az időt, a dokumentum adatait, a képeket és egyebeket a fejléchez vagy a lábléchez.

Ezután elkezdjük a tartalom formázását.

A szakmai jelentés vizuális rajza együtt jár a tartalomban alkalmazott „szépítéssel”. A formázás elengedhetetlen lépés egy jól futó dokumentum számára is. Tehát sok energiát kell összpontosítania a megfelelő betűtípus, bekezdésterület és színek kiválasztására.

Ne aggódj. Még a művészi kihívásokkal élők számára is könnyű lesz ez a rész, mert a Microsoft Word alapértelmezett témákkal és vizuális stílusokkal rendelkezik. Kezdjük a dokumentum legalapvetőbb elemével.

5. Válassza ki és alakítsa ki a megfelelő betűtípust

A ti a betűtípus kiválasztása egy professzionális Word jelentésben nemcsak a szöveg kiemelkedését, hanem a nyomtatását is meghatározza. Mindkettőt szeretné a maximális hatás érdekében.

A betűtípust (azaz a betűtípus vizuális megjelenését) alkalmazhatja akár egy teljes dokumentumra, akár a dokumentum egyes részeire. A kezdőlapon minden betűtípus választható. Menj Kezdőlap> Betűtípus .

A Microsoft Word 2016 alapértelmezett betűtípusa a Calibri. Nézzen túl ezen, hiszen sok más közül választhat. Ha a Times New Roman mellett dönt, akkor lustának számíthat, ha a tekercselést választja, nos ... azt hiszem, ezt nem kell magyaráznom. Ezért győződjön meg arról, hogy könnyen olvasható és a jelentésnek megfelelő betűtípust választ. A biztonságos játék érdekében válasszon ezek közül professzionális megjelenésű Google-betűtípusok ; ingyen kaphatók.

Tipp: Baskerville és Georgia jó alternatívái a túlzottan használt Times New Romannek

Próbálja ki a betűtípus párosítását a törzsszöveghez és a címsorokhoz (és alcímekhez). Számos webhely tetszik FontJoy és TypeWolf segít kísérletezni a betűtípus -párosításokkal. tudsz töltse le és használja az egyéni betűtípusokat is. De ne feledje a hüvelykujjszabályt-soha ne használjon háromnál több betűtípust egy dokumentumban.

Az extra kis pizzázáshoz próbálja ki a csepp sapka a szöveg javításához .

6. Stílusolja a bekezdéseket

Ha azt szeretné, hogy sorai kettős, vagy egytávolságúak legyenek, módosítsa a bekezdések formátumát. A térköz megváltoztatásával könnyebben olvashatóvá teheti a dokumentumot, vagy azt a benyomást keltheti, hogy hosszabb, és több munkát fektetett bele.

Az egész dokumentum bekezdésének megváltoztatásához a legjobb, ha kijelöli az egyes szövegrészeket; ellenkező esetben, ha fejléceket használ a jelentésben, azok is megváltoznak. Egy másik jobb lehetőség, ha testre szabja a bekezdés formázásához használt stílust.

Ehhez lépjen a következőre: itthon > Stílusok . Kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt stílusra, és válassza ki Módosít . Kattintson Formátum> bekezdés amely a párbeszédpanel alján található. Most módosítsa a bekezdés térközét, behúzását és igazítását. Kattintson rendben a párbeszédablakok bezárásához.

Ha módosítani szeretné a dokumentum kisebb részét , válassza ki, mit szeretne módosítani. Kattintson a jobb gombbal a kiemelt szövegre, és válassza a lehetőséget Bekezdés . A fentiekkel megegyező párbeszédpanel jelenik meg.

7. Vezérlőlap szünetek

Egy oldaltörés - a nevénél fogva - egy folyamatos szövegblokkot oszt fel két oldalra. Az oldaltörések fontos szerkezeti elemei a hosszú dokumentumoknak. A Word automatikusan beszúr egy oldaltörést az oldal végére. De egy hosszú dokumentumban az oldaltöréseket oda helyezheti, ahová szeretné.

A kézi oldaltörés beszúrásához kattintson a gombra Beszúrás> Oldaltörés. (Billentyűparancs: CTRL + Enter)

Az oldalszünet így néz ki, ha rákattint a Mutat elrejt parancsot a Bekezdéscsoport .

De mi van akkor, ha egy csomó sort szeretne együtt tartani egy oldalon vagy oszlopban, és nem szeretné elkülöníteni őket egy oldaltörés miatt? Az elrendezés az Ön kezében van. Kattintson a Bekezdés csoport jobb alsó sarkában látható apró nyílra.

Ban,-ben Bekezdés mező, kattintson Sor- és oldaltörések. Válasszon a következő négy lapozási lehetőség közül:

  • Özvegy/árva A vezérlő a bekezdés legalább két sorát az oldal tetejére vagy aljára helyezi.
  • Folytassa a következővel megakadályozza a szüneteket a bekezdések között, amelyeket együtt szeretne tartani.
  • Tartsa össze a sorokat megakadályozza az oldaltöréseket a bekezdések közepén.
  • Előtte lapszünet oldaltörést ad egy adott bekezdés elé.

Mi is megmutattuk hogyan lehet eltávolítani az oldaltöréseket amikor szükséges.

8. Használjon stílusokat és témákat

A stílusok és témák talán a Microsoft Word kevésbé kihasznált funkciói. De úgy gondolom, hogy minden lehetőségnél ki kell használni őket, hogy sok időt takarítson meg.

De mi a különbség a téma és a stílus között? Microsoft mondja:

A témák gyors módot kínálnak az általános szín és betűtípus megváltoztatására. Ha gyorsan szeretné megváltoztatni a szövegformázást, a Word Stílusok a leghatékonyabb eszközök.

Tehát, mivel a témák szabályozzák az általános megjelenést színekkel, effektusokkal és betűtípusokkal - először egy jó témával kezdje a dokumentumot. Azután , a Stílusok segítségével ássa be azokat a részeket, amelyek megjelenését módosítani szeretné.

For Témák: Menj a Tervezés fülre. Válasszon egy témát a galériából. Megtekintheti a színkombináció előnézetét.

For Stílusok: Válassza ki a szöveg módosítani kívánt részét. Menj a Stílusok csoport a itthon fülre. Megtekintheti az előzeteseket, hogy néznek ki. Válassza ki a tartalomhoz megfelelő stílust. Például válasszon egy címsort a dokumentum címsorához. Vagy egy adott stílus az idézetekhez. Meglévő stílust is módosíthat, és új stílusokat hozhat létre a semmiből.

9. Feliratok

Minden képhez, diagramhoz vagy illusztrációhoz felirat kell, hogy egyértelműen leírja. Ez egy szövegsor, általában egy grafika alatt. A feliratok szintén fontos hivatkozások, ha más helyen kell megemlíteni őket. Sok dokumentum kihagyja ezt az apró részletet.

Felirat hozzáadása egyszerű. Kattintson a jobb gombbal az illusztrációra, amelyhez feliratot szeretne hozzáadni. Válassza a lehetőséget Felirat hozzáadása .

A párbeszédpanelen adja hozzá a felirat szövegét, és konfigurálja a többi opciót. A feliratok automatikusan hivatkozhatnak a Wordben.

10. Használjon gyors alkatrészeket

A professzionális dokumentumok ismétlődhetnek. Ez az oka annak, hogy el kell kezdenie a gyorsalkatrészek használatát az állandóan újrafelhasznált kazántartalmakhoz. Tegyük fel például, hogy van egy szerződéses kikötés, amelyet minden dokumentumhoz mellékel. Vagy néhány bevezető információ. Az ismételt másolás és beillesztés helyett mentse őket gyors alkatrészekként, és használja újra és újra.

A Quick Parts is egy típus építőkocka . Láthatja a galéria összes újrafelhasználható tartalom blokkját a Építőelem -szervező .

Mentse el és használja újra saját gyors alkatrészeit két lépésben:

  1. Válassza ki a dokumentum galériába menteni kívánt kifejezését, mondatát vagy más részét.
  2. Menj Beszúrás> Szövegcsoport> Gyors alkatrészek> Kijelölés mentése a Gyors alkatrészgalériába . Változtassa meg a nevet, és adjon hozzá leírást, ha úgy tetszik. Kattintson rendben .

Ugyanilyen könnyen újra felhasználhatja a mentett tartalomrészletet.

Vigye a kurzort arra a helyre, ahová be szeretne szúrni egy kiválasztást a Gyors alkatrészek galériájából. Menj Beszúrás> Szövegcsoport> Gyors alkatrészek . Ezután kattintson az újrafelhasználni kívánt mondatra, kifejezésre vagy más mentett kijelölésre.

A Gyors alkatrészek menüben további három kategóriát észlel.

Auto szöveg: A Word 2016 megőrizte a régit Auto szöveg funkció. Úgy működik, mint a Gyors alkatrészek minden olyan szövegblokkhoz, amelyet nagyon sokat használ. Példa: Egy megjegyzés, amelyet minden dokumentumhoz használni szeretne.

Dokumentum tulajdonsága: Állandó tulajdonságok halmaza, amelyet minden dokumentumhoz felvehet. Példa: Vállalat neve vagy szerzője.

Mezők: Ezek előre meghatározott elemek, amelyek automatikusan frissülnek. Példa: dátum, idő, oldalszámok stb.

Ne feledje, hogy a dokumentumtulajdonság bejegyzései néha olyan információkat is tartalmazhatnak, amelyeket nem szeretne mindenkivel megosztani. Ezért figyelje ezeket a mezőket, és szükség esetén távolítsa el a rejtett személyes adatokat.

11. Díszítse oldalszegéllyel

Az oldalszegélyek nemcsak a szórólapokon és a meghívókon jól néznek ki. Ha helyesen csinálják, egy osztályt adhatnak hozzá a dokumentumhoz. A szalag Tervező menüjében számos vonaltípus és szélesség, valamint rajzszegély érhető el.

Menj Tervezés> Oldalszegélyek.

Ban,-ben Szegélyek és árnyékolás doboz, használja a Oldalszegély lapot a szegély kialakításához.

A beállítások magától értetődőek. Próbálja ki az Árnyékot vagy a 3D-t a megfelelő színekkel, hogy finom, de elegáns szegélyt adjon hozzá. A művészeti stílusok és a clip-art szegélyeik túlságosan elenyészőek a professzionális dokumentumokhoz.

Használja a négy sarokgombot Előnézet ablakban válassza ki az oldal széleit a határok megrajzolásához. Kattintson ezekre a gombokra a szegélyek tetszés szerinti eltávolításához vagy hozzáadásához.

Helyezze a kurzort a dokumentum első oldalára, ha csak az első oldal körül szeretne szegélyt elhelyezni. Szegélyeket is elhelyezhet a szakasz egyes oldalai körül. Helyezze a kurzort a szakaszba - vagy az adott szakasz első oldalán, vagy egy következő oldalon.

Referenciák és együttműködés

A Word -jelentés kezelhetetlen feladatnak tűnhet. Olyan ez, mintha egymillió szénahalmot szerveznénk apró halomba. Az ötlet az, hogy pontosan tudja, melyik veremben van a keresett csap. Ezek a funkciók megkönnyítik a használatot.

1. Hozzon létre egy indexet

Nagy dokumentumok, például sok információt tartalmazó jelentés írásakor előfordulhat, hogy a tartalmi oldal nem elegendő. An Index a dokumentum végén kell megjelennie, a jelentésben szereplő kulcsszavakhoz és információkhoz tartozó oldalszámokkal együtt. Hozzon létre egy indexet, amely segít az olvasónak a megfelelő információkra hivatkozni csak az oldalszámmal.

Készítsen indexet, ha a dokumentum több mint 20 oldalt tartalmaz. A Microsoft Word 2016 nem hagyja, hogy a folyamat túlterheljen. Alapvetően két részből áll:

  • Válassza ki azokat a szavakat vagy információkat, amelyeket fel szeretne venni az indexbe.
  • Helyezze az indexet a megfelelő helyre a dokumentumban.

Görgethet a kész dokumentumban, és megjelölheti azokat a szavakat vagy kifejezéseket, amelyeket fel szeretne venni az indexbe, vagy megjelölheti azokat menet közben. Akárhogy is, válassza ki az indexbejegyzésként használni kívánt szöveget, vagy kattintson arra a helyre, ahová be szeretné illeszteni a bejegyzést.

1. Kattintson a gombra Hivatkozások > Mark Entry .

2. Szerkessze a szöveget a Jelölje be az Index bejegyzést párbeszédablak. Hozzáadhat egy albejegyzést is, amely tovább definiálja az indexben használt fő szót. Több szintet is hozzáadhat, és mindegyik behúzottan jelenik meg a főbejegyzés alatt.

3. Alatt Lehetőségek , létrehozhat kereszthivatkozást egy másik fő bejegyzéshez. Az olvasó ezzel hivatkozhat a kapcsolódó információkra máshol ugyanabban a dokumentumban.

4. Használja az Oldalszám formátumot az oldalszámok megjelenésének eldöntéséhez az indexben.

mennyibe kerül egy macbook légakkumulátor cseréje

5. Kattintson a gombra Mark az index bejegyzés jelölésére. Ha meg szeretné jelölni ezt a szöveget mindenhol, ahol megjelenik a dokumentumban, kattintson a gombra Mindet megjelöl .

6. Ismételje meg a folyamatot minden olyan szónál és kifejezésnél, amelyet fel kíván venni az indexbe.

Most elkészítette az indexét. Helyezze be a megfelelő helyre a dokumentum vége felé.

1. Kattintson arra az oldalra, ahová be szeretné illeszteni az indexet.

2. Kattintson a gombra Hivatkozások> Index beszúrása .

3. A Index párbeszédpanel jelenik meg. Itt választhatja ki a szöveges bejegyzések, oldalszámok, lapok és vezető karakterek formázását.

4. Válassza ki a megjelenést a különböző formátumok közül a listában, és ellenőrizze a jobb oldali Előnézet ablakot. Ne feledje, hogy az Előnézet ablak nem jeleníti meg a tényleges indexet. Ez csak egy „szimuláció” arról, hogyan fog kinézni.

5. Kattintson a gombra rendben . Az index most készen áll.

Néha előfordulhat, hogy további bejegyzéseket kell hozzáadnia az indexhez, miután beillesztette az oldalra. Jelölje be a bejegyzést, és menjen a címre Hivatkozások> Frissítési index hogy az új említéseket is tartalmazza.

Ezenkívül adjon hozzá egy címsort az indexhez, mert a Word nem teszi ezt automatikusan.

2. Bibliográfiák készítése

A dokumentum majdnem kész. Most jóvá kell írnia az összes többi kutatási munkát és ötletet, amelyekre a dokumentumban hivatkozott. Itt az ideje egy bibliográfiának.

Előfordulhat, hogy a vállalati jelentésekhez nincs szükség bibliográfiára, de egy tudományos dolgozat nem fejeződik be. A bibliográfia az egyik legfáradságosabb munka egy tudományos jelentésben. Rendelkeznie kell minden idézetével, mielőtt leül a bibliográfia keretébe. Emellett döntse el az idézési stílust (általában MLA, MIT , vagy Chicago-stílusú ) a tárgy irányelveinek megfelelően.

Ne habozzon, használja ki a harmadik féltől származó hivatkozások és bibliográfia előállítóit ennek a szakasznak az elkészítéséhez.

A Microsoft Word 2016 azonban rendelkezik egy teljes eszközkészlettel, hogy ezt a folyamatot a lehető fájdalommentesebbé tegye. Tehát menjen arra a pontra a dokumentumban, ahová az irodalomjegyzéket szeretné elhelyezni. Jó, ha tartalmaznia kell legalább egy idézetet, de még ha nincs is, a Word 2016 lehetővé teszi helyőrző hivatkozás használatát és a források későbbi kitöltését.

Kattintson Hivatkozások> Irodalomjegyzék .

A Word néhány bibliográfiai stílust kínál, amelyek csak a címsorokban különböznek egymástól. Válassza ki a megfelelő stílust, majd illesszen be idézeteket a Idézetek és bibliográfia csoport .

A bibliográfiai eszköz néhány lépést tartalmaz. A rövidség kedvéért a kiválóra irányítom Microsoft Office súgóoldal amely egy lépésről lépésre szóló útmutató.

Néhány tudományos dolgozat ezt kéri hozzon létre jegyzetekkel ellátott bibliográfiát . Ez egy bibliográfia részletesebb változata, amely tartalmazza a folyóiratokra, könyvekre, cikkekre és egyéb dokumentumokra vonatkozó hivatkozások listáját, amelyet egy rövid bekezdés követ. A bekezdés leírja a forrást és azt, hogy hogyan támogatja a dolgozatát.

3. Kereszthivatkozás

Kereszthivatkozással segíthet az olvasónak a hosszú dokumentumban való navigáláshoz. A dokumentum bármely pontján utasíthatja az olvasót, hogy térjen vissza egy címsorra, oldalszámra, képre, diagramra, lábjegyzetre, végjegyzetre és bekezdésre. A kereszthivatkozási hivatkozás remek módja a kapcsolódó információk összekapcsolásának. Az olvasónak csak a linkre kell kattintania, hogy eljusson ehhez az információrészlethez.

Így kezdheti:

1. Válassza ki a kereszthivatkozás helyét, és írja be azt a szöveget, amely erről az olvasónak szól. Például: 'A jövőbeli trendeket lásd a 3. ábrán.'

2. Ugrás a Beszúrás> Kereszthivatkozás .

3. A Referencia típusa mezőben kattintson a legördülő listára, és válassza ki, hogy mihez szeretne linkelni.

4. A lehetőségek a Hivatkozás beszúrása legördülő menü a fenti választása szerint változik.

5. A Amelyekre mezőben, menjen végig a lehetőségeken, és mondja el a Wordnek a pontos információkat, amelyekhez linkelni kell.

6. Ellenőrizze a Beszúrás hiperhivatkozás mezőként a hivatkozott információ hiperhivatkozásának létrehozásához.

7. Kattintson a gombra Beszúrás hogy a kereszthivatkozást belefoglalja a dokumentumba.

Emlékszel, a feliratok említése? Kereszthivatkozásokat tehet egyenletekre, ábrákra, grafikonokra és táblázatokra, ha az alattuk lévő feliratokat használta.

A Word nem tud keresztreferenciát létrehozni valami nem létező dologhoz. A Word értesíti Önt ezekről a hibákról, és automatikusan frissíti a kereszthivatkozásokat, amikor megváltoztatja a hivatkozott elem oldalszámát vagy szövegét.

4. A megjegyzések használata

A szakmai jelentés lehet magányos munka, vagy igénybe veheti egy csapat segítségét az első tervezet elkészítéséhez. Az alázatos Megjegyzés a Word dokumentum egyik legkevésbé használt eszköze. Téglalap alakú színes ballonként jelenik meg a margón vagy a felülvizsgálati panelen.

Használhatja a megjegyzéseket kis „ragasztóként” vagy önjegyzetként. Hagyjon apró jegyzeteket magának a margókban, miközben ír, szerkeszt és átdolgoz egy jelentést vagy kéziratot. Légy kreatív - adjon hozzá további linkeket más forrásokhoz, használja őket tippekhez és mutatókhoz, hivatkozzon a dokumentum különböző részeire, vagy állítson be visszajelzési linket olvasói számára. És amikor befejezi, könnyen megteheti távolítsa el az összes megjegyzést a Wordből .

A Microsoft Word 2016 egy továbbfejlesztett együttműködési íróeszköz is. A megjegyzéseknek óriási szerepe van a csapaton belüli visszajelzések közvetítésében. Így működik a megjegyzésrendszer ...

1. Jelölje ki azt a szöveget, amelyhez megjegyzést kíván hozzáadni, vagy kattintson a szövegblokk végén.

2. Ugrás a Beszúrás> Megjegyzés . Írja be megjegyzését a mezőbe. A megjegyzések a jobb oldali jelölési területen jelennek meg. A nyomtatási elrendezés nézet általában a legjobb módja annak, hogy a megjegyzéseket a szöveg mellett lássa.

3. Menjen a Felülvizsgálat fülre, és tekintse meg a megjegyzések további lehetőségeit. Ezen a lapon az összes vezérlő látható a változások és megjegyzések nyomon követése együttműködő dokumentumban. Használja a Jelölő beállításokat a megjegyzések megjelenítéséhez vagy elrejtéséhez. Például: Nincs jelölés elrejti a megjegyzéseket és a jobb oldali jelölési területet.

Fejezze be jelentését

Amint a jelentés nagy része elkészült és mentésre került, ideje befejezni a jelentést. Amikor azt mondom, hogy végleges, nem a lektorálásra gondolok. Ezt is meg kell tenni. Most meg kell tennie a biztonsági intézkedéseket, hogy megvédje a jelentést az illetéktelen változtatásoktól és plágiumoktól.

Ezek a biztonsági intézkedések extra hitelességet biztosítanak az elektronikus fájlnak, mielőtt megosztaná azt.

Ez a szakasz a következőkre terjed ki:

  • Aláírások
  • Vízjelek beszúrása
  • Legyen a dokumentum „csak olvasható”
  • Jelszóval védi a dokumentumot
  • Nyomtassa ki a dokumentumot PDF formátumba

1. Aláírások

Hozzáadhat szöveges aláírást a jelentéshez, hogy személyes érintést kapjon. Egy egyszerű szöveges aláírás azonban nem igényel hitelesítést. A digitális aláírás a legjobb módja annak, hogy megvédje dokumentumát az illetéktelen hozzáféréstől. A digitális aláírás megerősíti, hogy a dokumentum az aláírótól származik, és semmilyen módon nem lett manipulálva.

Hozzunk létre aláírási sort a Microsoft Word 2016 -ban.

A dokumentumban vigye a kurzort arra a helyre, ahol aláírási sort szeretne létrehozni.

1. Menjen ide Beszúrás > Szöveg csoport > Aláírás sor és kattintson Microsoft Office aláírási vonal .

2. A Aláírás beállítása párbeszédpanel jelenik meg. Töltse ki a mezőket a jelzések szerint. Ha valaki másnak küldi alá a dokumentumot aláírásra, adja hozzá az aláíró utasításait a számára fenntartott mezőben ( Utasítások az aláírónak ). Az aláíró megadhatja az aláírás célját is, ha a Engedélyezze az aláírónak, hogy megjegyzéseket adjon hozzá az Aláírás párbeszédpanelen ellenőrizve van.

3. Kattintson a gombra rendben és a dokumentumban most megjelenik az aláírás helyőrzője.

Írja be az aláírást:

Ha alá kell írnia egy dokumentumot digitális aláírással, lépjen az aláírási sorra, és kattintson rá a jobb egérgombbal.

A rendszer felkéri, hogy írja alá digitális azonosítójával. Ha nem rendelkezik ilyennel, a Microsoft azt fogja mondani, hogy szerezzen be egy aláíró szolgáltatótól.

Ha nincs digitális azonosítója, egyszerűen megteheti szúrja be az aláírási sor szöveges ábrázolását . Használhat írásos aláírást vagy olyan képet, amely nem igényel hitelesítést.

2. Illesszen be vízjeleket

A Microsoft Word vízjel „hamis”, de mégis hasznos vizuális jelző a dokumentum állapotára vonatkozóan. Például használhatja a „Piszkozatok” feliratú vízjelet, hogy megkülönböztesse a dokumentum végleges verziójától. Vagy használja a vízjelet arra utalva, hogy a dokumentum „szerzői jogvédelem alatt álló” vagy „bizalmas”.

A 'Draft' jel a leggyakoribb. A Microsoft Word azonban számos más vízjel közül választhat.

1. Menjen ide Tervezés > Oldal Háttér és válasszon Vízjel . A Vízjel gomb csak a Nyomtatás nézetben lesz engedélyezve.

2. A galériából választhat képet vagy szöveges vízjelet. Vízszintes és átlós változat is elérhető. A párbeszédpanel megadja az összes testreszabási lehetőséget a vízjel végső megjelenéséhez. Próbáljon ki különböző betűtípusokat, elrendezéseket, méreteket és színeket.

3. Az egyéni vízjel létrehozásához írja be a saját szövegét a Szöveg mezőbe.

4. Válassza ki rendben hogy a vízjelet alkalmazza a dokumentumra. A Word automatikusan alkalmazza a vízjelet a címlap kivételével minden oldalra.

3. A dokumentumok írásvédetté tétele

A szakmai jelentést természeténél fogva nem kell szerkesztenie az olvasóinak. A dokumentum PDF formátumba konvertálása az egyik módszer. De néhány további korlátozást is alkalmazhat a Microsoft Word alkalmazásban, és megakadályozhatja a véletlen módosítást vagy kihagyást.

A dokumentum védelmének három módja van.

Először is: „Csak olvashatóvá” tegye a dokumentumot.

Ez biztosítja, hogy a dokumentum csak olvasható vagy másolható legyen. Ez nem akadályozza meg senkit abban, hogy lemásolja a fájlt és módosítsa a másolatot.

1. Menjen a Fájl fül> Információ > Dokumentum védelme > Megjelölés véglegesnek.

2. Amikor az olvasók megnyitnak egy dokumentumot, a tetején lévő sáv felszólítja az olvasókat, hogy csak olvashatóként kezeljék ezt a dokumentumot. De a 'Szerkesztés mindenesetre' gombra kattintva megnyithatják a dokumentumot szerkesztési módban.

Másodszor - Jelszóval védje dokumentumát.

Jelszavakkal védje meg dokumentumát a nem kívánt szerkesztéstől.

1. Alatt Dokumentum védelme , választ Titkosítás jelszóval . Írjon be egy jelszót, majd kattintson rendben .

2. A Jelszó megerősítése mezőbe, írja be újra a jelszót, majd kattintson a gombra rendben . A dokumentum megnyílik, és az olvasó jelszót kér.

A Microsoft az AES (Advanced Encryption Standard), 128 bites kulcshosszúságú, SHA1 (kriptográfiai kivonatolási algoritmus, amely majdnem egyedi 160 bites kulcsot generál az egyszerű szöveg helyett) és a CBC (titkosítási blokk láncolás) segítségével jól feltörik a hackereket -megérdemelt fejfájás.

Harmadszor - A szerkesztés korlátozása.

Ez a vezérlő funkció segít Önnek, mint a szerzőnek eldönteni, hogy a dokumentum mely részeit szerkeszthetik mások, és melyeket zárolja. Gondolj erre úgy, mint a kidobóra, aki beengedi a VIP -eket, de egyébként ráteszi az ajtót a köznép számára.

1. Menjen ide Felülvizsgálat > Szerkesztés korlátozása .

2. Alatt Szerkesztési korlátozások , jelölje be Csak ezt a fajta szerkesztést engedélyezze a dokumentumban , és győződjön meg arról, hogy a lista azt mondja Nincs változás (csak olvasható) .

Nincs módosítás (csak olvasható) az alapértelmezett korlátozástípus. Ha más korlátozási szintet szeretne megadni a dokumentumhoz, kattintson a menüre, és válasszon a Nyomon követett módosítások, Megjegyzések vagy Űrlapok kitöltése közül.

3. Ha egyes szakaszokat ki szeretne menteni a szerkesztési blokád alól, válassza ki korlátozás nélkül a szerkeszthető szakaszokat. Egynél több terület kijelöléséhez kattintson a gombra CTRL miközben kiválasztja a területet az egérrel.

4. Ellenőrizheti Mindenki a Kivételek (opcionális) alatt a Szerkesztés korlátozása panelen. Vagy kattintson Több felhasználó … És csak meghatározott felhasználók számára engedélyezi a szakaszok módosítását. A megengedett területek szögletes zárójelekkel lesznek megjelölve.

5. Kattintson a gombra Igen, indítsa el a védelem végrehajtását .

Most írjon be egy egyedi jelszót a megnyíló mezőbe. A megerősítéshez újra be kell írnia.

A jelszó nem kötelező. De ez biztosítja, hogy senki nem tud csak kattintani Állítsa le a védelmet és szerkessze a dokumentumot. Ha még mindig paranoiás, menjen előre, és titkosítsa a Microsoft Word dokumentumot, mint a fenti második folyamatban.

4. Nyomtassa ki jelentését PDF formátumba

A hordozható dokumentumformátum számos előnnyel jár. Nem utolsósorban platformok közötti kompatibilitása minden számítógépen. A dokumentum készen áll, és most meg kell osztania vagy el kell küldenie a nyomtatáshoz. Sok szakmai jelentésnek - például egy jogi dokumentumnak - meg kell őriznie a tervezett formátumot.

Másolat mentése vagy konvertálása PDF formátumba. A Microsoft Word 2016 nem igényel harmadik féltől származó bővítményeket.

Menj Fájl > Export > PDF/XPS létrehozása .

Ne feledje, hogy a Word -dokumentum olyan érzékeny információkat tartalmazhat, amelyeket nem szeretne a PDF -fájlba helyezni. Távolítsa el, mielőtt PDF -ben közzéteszi. Ban,-ben Közzététel PDF vagy XPS formátumban ablak, válassza ki Lehetőségek . Ezután válassza ki Dokumentum és világos Dokumentum tulajdonságai . Állítson be bármilyen más opciót, és válassza ki rendben .

Keresse meg a fájlt, ahová menteni kívánja, majd kattintson a gombra Közzététel .

A következő lépés...

Közel vagy a célvonalhoz. A jelentés készen áll arra, hogy átadják olvasóinak. De hátra van még egy utolsó feladat.

Lapozzon, és győződjön meg (ismét) arról, hogy a jelentés olvasóbarát. Közelítse meg az olvasó szemével. Megszervezted gondolataidat és meggyőzően írtál? Jól áramlik az információ a táblázatokkal és az illusztrációkkal? Tudnak gyorsan átfutni és megtalálni az információkat? Olvasható a szöveg? Az olvashatósági mutató segítségével mérje fel a dokumentumok olvashatósági szintjét utolsó lépésként.

Azt is észrevehette, hogy nem terjedt ki a Microsoft Word néhány aspektusára. Például, Microsoft Word táblázatok fontos eszköz az adatmegjelenítéshez. Vagy a listák ereje az információkezelésben.

A Microsoft Word több mint negyedszázados, és kevés funkcióval rendelkezik. A MakeUseOf -nál ennek a fenevadnak minden zugát lefedtük. Tehát használja erőforrásainkat, hogy többet megtudjon erről a szoftverről ingyen. Minden egyes a Microsoft Word új funkciója a tanultak megkönnyítik az életed.

Ragyogjon a jelentés

Ahogy Nathaniel Hawthorne szerző mondta:

A könnyű olvasás baromi nehéz írás

Nem igaz ez a szakmai jelentésírásra is? Végül is, ha választási lehetőséget kap, senki sem akarja elolvasni. Az üzleti jelentés megírása és a kommunikáció használata két különböző dolog. A Microsoft Word csak egy eszköz - az Ön feladata, hogy részt vegyen.

Nézzen meg néhány alternatívát a legjobb online szövegszerkesztők . És ha további segítségre van szüksége a professzionális írásban, nézze meg hogyan kell bocsánatot kérni egy e -mailben és komolyan gondolni .

Melyek a bevált gyakorlatok a szakmai üzleti jelentések írásához? Mondja el nekünk a megjegyzésekben.

Részvény Részvény Csipog Email Érdemes Windows 11 -re frissíteni?

A Windows újra lett tervezve. De ez elég ahhoz, hogy meggyőzze Önt, hogy váltson a Windows 10 -ről a Windows 11 -re?

Olvassa tovább Kapcsolódó témák
  • Termelékenység
  • Microsoft Word
  • Hosszú alak
  • Longform útmutató
A szerzőről Saikat Basu(1542 megjelent cikk)

Saikat Basu az Internet, a Windows és a termelékenység helyettes szerkesztője. Miután eltávolította az MBA szennyeződéseit és egy tíz éves marketing karriert, most szenvedélyesen segít másoknak mesélési készségeik fejlesztésében. Figyeli a hiányzó oxfordi vesszőt, és utálja a rossz képernyőképeket. De a fotográfia, a Photoshop és a termelékenység ötletei megnyugtatják a lelkét.

További Saikat Basu

Iratkozzon fel hírlevelünkre

Csatlakozz hírlevelünkhöz, ahol technikai tippeket, véleményeket, ingyenes e -könyveket és exkluzív ajánlatokat találsz!

Feliratkozáshoz kattintson ide