Home-theater-designers
A levél -összevonás használatával személyre szabhatja a tömeges e -maileket és leveleket a helyőrzők használatával. Mindössze egy névjegyadatbázisra és egy sablonra van szüksége a hozzájuk tartozó e -mailekhez vagy levelekhez.
Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan hozhat létre Microsoft Word leveleket az Excel adatbázis használatával. A lépések a Microsoft Word és az Excel 2016 programból származnak, de a folyamat minden kiadás esetében ugyanaz.
Levelek egyesítése Excelből
A levelezés egyesítése adatbázisból származó adatforrásokat használ, és elhelyezi azokat a megfelelő helyőrzőkben, hogy személyre szabja a tömeges e -maileket. Ezek az adatbázisok bármi lehet az alábbi listából:
1. Nyissa meg a Microsoft Excel táblázat.
2. Hozzon létre egy kézi névjegyzéket itt Szó levelezés egyesítésekor.
3. Válassza ki névjegyadatok a Microsoft Outlook alkalmazásból.
Két lehetőség közül választhat:
a Windows 10 mappájában és almappáiban található fájlok listájának kinyomtatása
- Gmail névjegyek kompatibilis fájlban.
- Microsoft SQL Server.
A Microsoft Excel munkafüzet -adatbázis akkor a legelőnyösebb, ha a leveleket egyesíteni kell a Wordben. A levél -összevonáshoz az Excel segítségével hozzon létre egy adatbázist, amelyet a Word később használni fog.
Ha nincs Excel -fájlja a kapcsolattartási adatokkal, akkor ezt használhatja minta Excel fájl próba célokra .
Annak elkerülése érdekében, hogy a tömeges e -mailekben vagy levelekben következetlenségek legyenek, az alábbiak szerint módosítania kell az Excel fájlt:
- Az első sor csak oszlopfejléceket tartalmazhat cella A1 . A Word ezeket az oszlopfejléceket fogja használni Mezők egyesítése amikor a Microsoft Word levelezést használja.
- Az oszlopfejléceket úgy kell szerkeszteni, hogy azok megfeleljenek az e -mail vagy levélsablon -dokumentumban használt helyőrzők nevének.
- Gondoskodnia kell arról, hogy a táblázatfájl sormintánként egy rekordként tartalmazza a névjegyadatokat. Például a jelenlegi oktatóanyagban az ügyfél minden elérhető elérhetősége megtalálható James Butt között érhető el sejtek A2 és J2 .
- A kapcsolattartó számadatainak, például az irányítószámoknak, a kedvezmény százalékának, a kilométereknek, a pénznemeknek stb., A megfelelő számformátumban kell szerepelniük.
- A módosítások elvégzéséhez válassza ki a számokat tartalmazó cellát vagy cellatartományt.
- Ban,-ben Kezdőlap , belül Szalag , kattints a legördülő nyíl kívül Tábornok .
- Végezze el az összes kiegészítést, mielőtt összekapcsolja a körlevél Word dokumentumot az Excel adatbázisfájllal. Miután elvégezte az összes módosítást, megment az Excel fájlt.
- A névjegyek Excel adatbázisfájljának jelen kell lennie a számítógép helyi tárolójában.
- Győződjön meg arról, hogy minden adat az Excel munkafüzet első lapján található.
Hogyan lehet leveleket egyesíteni a Wordben
Az adatbázis Excelben történő létrehozása után meg kell nyitnia azt az e -mail vagy levél sablont, amelyet sok címzettnek szeretne elküldeni. Kövesse az alábbi lépéseket:
1. A Szalag , kattintson a Levelezés lap .
2. A Indítsa el a Levél -összevonás csoportot , rá kell kattintania Indítsa el az egyesítést .
3. Hat levél egyesítési dokumentumtípust fog látni. Kattintson Levelek vagy E-mail üzenetek .
Összefüggő: Címkék nyomtatása levelező egyesítéssel a Microsoft Word és Excel programokban
4. A Indítsa el az egyesítést csoport, kattintson a gombra Válassza a Címzettek lehetőséget . Látni fogja az olyan lehetőségeket, mint az Új lista beírása, a Meglévő lista használata és a Választás az Outlook névjegyek közül.
5. A fenti három lehetőség bármelyikét választhatja attól függően, hogy hogyan szeretné összekapcsolni a névjegyzéket a sablon betűjével. Ebben az oktatóanyagban válasszunk Létező lista használata hasznosítani az Excel adatbázist amit korábban létrehozott vagy letöltött.
6. A Válassza az Adatforrás lehetőséget párbeszédpanelen keresse meg azt a mappát, ahol az Excel adatbázisfájl elérhető. Ha megtalálta a fájlt, válassza ki, majd kattintson a gombra Nyisd ki hogy betöltse az adatbázist a Word levelező egyesítésébe.
hogyan kell leveleket küldeni a katonáknak
7. Látni fogja a Válassza a Táblázat lehetőséget párbeszédpanel. A gombra kattintva lépjen ki a mezőből rendben anélkül, hogy változtatásokat hajtana végre a párbeszédpanelen.
8. Ez nagyszerű! Sikeresen összekapcsolta a forrásadatokat a Word levelező összevonási programjával.
9. A Word automatikusan illeszti az adatbázis oszlopfejléceit az egyesítési mezőelemekhez. A megfelelő egyezés biztosítása érdekében keresse fel a következőt: Mezők írása és beszúrása csoport a Levelezés lap a Szalag majd kattintson a gombra Mezők egyezése .
10. Mezők egyezése párbeszédpanel jelenik meg. A bal oldali oszlopban az egyesítési mezőelemeket láthatja. A jobb oldalon talál egyező adatokat a linkelt Excel adatbázisból.
11. Ugyanez lesz, ha más forrásadatokat használ, például Outlook -névjegyeket vagy a Gmailből exportált névjegyeket. A lista görgetésével győződjön meg arról, hogy nincsenek eltérések. Kattintson rendben bezárni.
12. A sablon betűjén helyezze a kurzort az első betű elé, és nyomja meg a gombot Belép néhányszor, hogy legyen egy kis hely a betűtest felett.
13. Vigye a kurzort a dokumentum tetejére, majd kattintson a gombra Cím blokk ban,-ben Mezők írása és beszúrása csoport a Levelezés lap a Szalag .
14. A bal oldalon a Címblokk beszúrása párbeszédpanelen kiválaszthatja a nevet, a cégnevet, a címet, az országot stb., a formázási beállításokat. A jobb oldalon a címblokk előnézetét láthatja.
15. Használhatja a Mezők egyezése lehetőségek a bemeneti adatok eltérésének kijavítására. Kattintson rendben hozzáadni CímBlokk chevronokon belül.
16. Ezután kattintson a gombra Üdvözlő sor ban,-ben Mezők írása és beszúrása csoport után CímBlokk , sortávolságot adva neki.
17. Az Üdvözlővonal beszúrása párbeszédpanel jelenik meg. A kívánt módosításokat elvégezheti, majd kattintson a gombra rendben . Az GreetingLine chevronokon belül megjelenik a levélben.
18. Kattintson a Eredmények előnézete parancsot a Szalag hogy lássa, hogyan néz ki a levél.
19. Egyéni egyesítési mezőket is hozzáadhat a CímBlokk és GreetingLine . Tegyük fel, hogy hozzá szeretné adni A jármű gyártmánya és modellje a levéltesten belül.
20. Ehhez nyissa meg a levél -összevonáshoz kapcsolódó Excel adatbázis -fájlt, és adja hozzá a A jármű gyártmánya és modellje oszlopfejléc. Adja meg a jármű adatait és megment az Excel fájlt.
21. Most menjen a levelező egyesítő Word dokumentumhoz, és ismételje meg negyedik lépés , öt , és hat .
22. Most válasszon ki egy szót vagy néhány szót a betűtörzsben, majd kattintson a gombra Szúrja be az egyesítési mezőt a Mezők írása és beszúrása csoport .
23. A Szúrja be az egyesítési mezőt doboz, válasszon Adatbázis mezők , majd válassza a lehetőséget A jármű gyártmánya és modellje . Kattintson Beszúrás hogy hozzáadja az egyéni egyesítési mezőt.
24. Így adhat hozzá annyi változó helyőrzőt, amennyit testre szeretne szabni minden küldött levélhez vagy e -mailhez. A Microsoft Word levelezés automatikusan egyesíti az adatokat a címzettek nevével.
25. A Szalag , kattintson Befejezés és egyesítés parancsot, majd válassza Dokumentumok nyomtatása vagy E -mail üzenetek küldése . Ön is rákattinthat Egyedi dokumentumok szerkesztése hogy lektorálja az e -mailjeit vagy leveleit, mielőtt elküldi azokat.
Használja a Levél -összevonást az e -mail termelékenységének növeléséhez
Most már tudja, hogyan lehet leveleket egyesíteni a Microsoft Word és az Excel segítségével. A levelezés egyesítésével gyorsabban küldhet személyre szabott e -maileket, és jó kapcsolatot alakíthat ki szakmai vagy személyes kapcsolataival. A Word használatával továbbra is megkönnyítheti szakmai és személyes életét, mint korábban.
a legjobb webhely a c ++ tanulásáhozRészvény Részvény Csipog Email A Microsoft Word 10 rejtett funkciója, amelyek megkönnyítik az életét
A Microsoft Word nem lenne az az eszköz, amely termelői szolgáltatásai nélkül. Íme néhány olyan szolgáltatás, amely minden nap segíthet.
Olvassa tovább Kapcsolódó témák- Termelékenység
- Tippek e -mailben
- Táblázat tippek
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Körlevél
- Microsoft Office tippek
Tamal szabadúszó író a MakeUseOf -nál. Miután korábbi informatikai tanácsadó cégnél szerzett jelentős tapasztalatokat a technológia, a pénzügyek és az üzleti folyamatok területén, 3 éve vette át az írást, mint teljes munkaidős szakmát. Bár nem ír a termelékenységről és a legújabb technológiai hírekről, szeret játszani a Splinter Cell-el, és binge-watch Netflix/ Prime Video.
Továbbiak Tamal Das -tólIratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozz hírlevelünkhöz, ahol technikai tippeket, értékeléseket, ingyenes e -könyveket és exkluzív ajánlatokat találsz!
Feliratkozáshoz kattintson ide