Home-theater-designers
A Levél -összevonás időt és energiát takaríthat meg, ezért tanulja meg a folyamatot az elejétől a végéig ezzel az útmutatóval.
Szinte mindenki, aki ismeri az Office csomagokat, hallott a Mail Merge szolgáltatásról, de sokan nem tudják pontosan, hogyan zajlik a folyamat. Könnyebb, mint gondolná - mindaddig, amíg tisztában van a dokumentumok beállításával és a Wordben történő egyesítésével.
Ha elindult, akkor ezzel a funkcióval mindent létrehozhat személyre szabott indexkártyák tömeges levelezésre a munkahelyén. A Levél -összevonás csak most ijesztő, és ezt bebizonyíthatja saját maga számára, ha végiggondolja ezt az áttekintést.
Ehhez az útmutatóhoz az új Office 2016 -ot használtuk, de a folyamat a Microsoft Word és az Excel régebbi verzióira vonatkozik.
A forrásdokumentum beállítása
A levelező egyesítés úgy működik, hogy a dokumentum meghatározott mezőit más forrásból származó adatokkal tölti fel, általában adatbázis vagy táblázat . Az első lépés a sikeres levél -összevonás felé a forrásdokumentum beállítása, és annak biztosítása, hogy a Word által érthető módon legyen formázva.
Tekintettel arra, hogy ez a technika leggyakoribb használata, példánk középpontjában az egyes nevek és címek általános tömeges levélben való elhelyezése áll. A mezők között szerepelni fog a Név, Vállalat, Cím, Város, Állam és Irányítószám - de ezek a részletek nem elengedhetetlenek, amíg követi az átfogó folyamatot.
Az Excel használata
Ha Excel -t használ a forrásdokumentum elkészítéséhez, akkor egyszerűen össze kell állítania egy táblázatot az összes releváns információról, amely ebben a körlevélben vagy egy jövőbeni levélben szerepelhet.
Az alapötlet itt az, hogy a különböző információkat külön oszlopokra osztja szét, és mindegyiknek megfelelő fejlécet ad. Ez megkönnyíti a részletek kiválasztását a későbbiekben, lehetővé téve, hogy ugyanazt a forrásdokumentumot használva bármit létrehozhasson az azonosító jelvénytől a címcímkéig.
Ezután válassza ki az összes adatot (beleértve az oszlopfejléceket is), navigáljon a Képletek fülre, és válassza a lehetőséget Definiálja a nevet .
A rendszer megkérdezi az adathalmaz nevét, ezért válasszon valamit. Ha valószínű, hogy több levelező összevonási projektet fog felügyelni különböző levelezések esetén, bölcs dolog felismerhető dolgokat hozzáadni, hogy megkülönböztesse őket a sorban. Ha ez megtörtént, mentse el munkáját, és zárja be a táblázatot.
A Word használata
Forrásdokumentumként Word fájlt is használhat, de ez valamivel több erőfeszítést igényel. Szükséged lesz rá teríts egy asztalt, hogy tartsd rendben a dolgokat , így irány a Beszúrás lapon keresse meg a Táblázatok szakaszban, és kattintson a legördülő menüre. Adja meg a projekthez szükséges tábla méretét, majd kezdje el kitölteni az adataival.
találtam egy iphone -t, hogyan tudom feloldani
Itt nem kell túl sokat aggódnia a formázás miatt, mivel ez a dokumentum pusztán a Mail Merge forrásfájljaként szolgál. A pontosság azonban kulcsfontosságú, ezért győződjön meg arról, hogy az összes adatot a megfelelő oszlopokba helyezte és megfelelően címezte. Ha elkészült, mentse el a dokumentumot, és zárja be egyelőre.
A levelezés egyesítése
Nyissa meg a Word programot, és hozzon létre egy új dokumentumot. Irány a Levelezés fülre, és kattintson a gombra Indítsa el az egyesítést legördülő menüből válassza ki a kívánt projektet.
Itt a folyamat kissé eltérhet attól függően, hogy mit szeretne csinálni. Ha címkét készítenék, vagy valami mást, amit esetleg nem szabványos papírra nyomtatnának, egy másik képernyőt jelenítenék meg, amely lehetővé tette számomra, hogy további nyomtatási lehetőségeket írjak elő.
hogyan kell olvasni a Mac meghajtót a Windows rendszeren
Ebben az esetben válassza a Alapértelmezett tálcát, hacsak nincs oka másra, majd válassza ki a megfelelő termékszámot, hogy a Word a megfelelő sablont tudja alkalmazni.
Forrásadatok importálása
Az alapok lerakásával megkezdhetjük a forrásdokumentumba a folyamat elején megadott információk importálását. Irány a Levelezés fülre, kattintson ismét Válassza a Címzettek lehetőséget és válasszon Használja a Meglévő listát .
Navigáljon a forrásdokumentumhoz, függetlenül attól, hogy Wordben vagy Excelben készült - a Microsoft Office csomagja a legtöbb helyzetben jól működik együtt. Ha táblázatot használ, akkor meg kell erősítenie, hogy melyik táblázatot választja, és győződjön meg arról, hogy a jelölőnégyzet meg van jelölve Az első adatsor oszlopfejléceket tartalmaz be van pipálva. Most irány a Mezők írása és beszúrása szakasza Levelezés fülre, és kattintson a gombra Cím blokk (vagy bármi, ami értelmes a projekthez).
Itt pontosan finomhangolhatja, hogy mely mezők kerülnek át a forrásdokumentumból a végleges levelezésbe. Ebben a szakaszban még több lehetőséghez hozzáadhattuk volna a címzettek kereszt-, közép- és vezetéknevét külön oszlopként, ami kibővítené a Írja be a címzett nevét ebben a formátumban terület. Ez azonban szigorúan opcionális.
A Cím letiltása eszköz nagyszerű mindazok számára, akik gyorsítani szeretnék levelezésüket, de ha kikényszerítik hogy a dokumentum pontosan hogyan helyezkedik el , fontolja meg a Szúrja be az egyesítési mezőt opció a Mezők írása és beszúrása szakaszban helyezze el az egyes mezőket kézzel. Miután beillesztette a mezőket a dokumentumba, használhatja Eredmények előnézete hogy megtudja, hogyan fog nyomtatni, ha egyszer feltöltik.
Itt az ideje, hogy bármilyen formázási módosítást végezzen, amelyet esetleg végre kell hajtania; a betűtípus megváltoztatása, az egyes mezők elhelyezésének beállítása az oldalon, valamint a hozzáadni kívánt esztétikai virágzás. Ha ez megtörtént, lépjen újra a Levelezés fülre, és kattintson a gombra Befejezés és egyesítés alatt Befejez szakasz. A kitöltött dokumentumoknak készen kell állniuk, és várniuk kell a nyomtatásra és a postázásra.
Ha valamivel egyszerűbb, nézze meg a megvásárolható legjobb címkegyártókat.
Részvény Részvény Csipog Email 5 tipp a VirtualBox Linux gépek feltöltéséhezUnod már a virtuális gépek gyenge teljesítményét? Íme, mit kell tennie a VirtualBox teljesítményének növelése érdekében.
Olvassa tovább Kapcsolódó témák- Termelékenység
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Körlevél
- Microsoft Office 2016
Angol író, jelenleg az Egyesült Államokban él. Keresse meg a Twitteren a @radjonze címen.
Továbbiak Brad Jones -tólIratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozz hírlevelünkhöz, ahol technikai tippeket, értékeléseket, ingyenes e -könyveket és exkluzív ajánlatokat találsz!
Feliratkozáshoz kattintson ide