Home-theater-designers
A dokumentumok Google Drive -on való megosztása már nem újdonság. És ez csak jobb lett, mivel a távoli munka a világ minden szegletét érinti. Jó hír számunkra, hogy egy egyszerű Google Drive megosztott mappa sok együttműködési ötletet nyit meg különböző területeken.
Még mindig felfogja? Ez a tíz tipp segíthet a megosztott fájlok kezelésében.
A Google Drive megosztásának alapjai
Bármilyen fájlt vagy mappát megoszthat. Figyelembe kell azonban vennie azokat az embereket, akikkel megosztja a tartalmat, valamint a Google Drive -ban engedélyezett megosztási engedélyek szintjét.
A két perces videó összefoglalja a folyamatot.
Tulajdonosként megadhat másoknak egy fájl teljes tulajdonjogát, vagy bizonyos szintű megtekintési és szerkesztési hozzáférést.
- Szerkeszthető: Az együttműködési táblázat, amelyen a csapatával dolgozik.
- Hozzászólhat: A könyvvázlat, amit írsz. Mások megtekinthetik és megjegyzéseket fűzhetnek a fájlhoz, de nem szerkeszthetik. A mappákhoz nincsenek megjegyzések.
- Megtekinthető: A hétvégi parti meghívó, amelyet most készített a prezentációval.
Íme egy diagram, amely összehasonlítja a megtekintő, kommentelő, szerkesztő vagy tulajdonos hozzáférését:
Forrás: Google támogatás
1. Hogyan lehet letiltani a megosztott fájlok másolását, letöltését és nyomtatását?
Letilthatja a megosztott fájlok letöltését, nyomtatását és másolását. A speciális információs jogkezelési funkció eltávolítja ezeket a lehetőségeket a megjelenítő menüjéből. Ez egy újabb ellenőrzési réteg a dokumentumok felett.
Nyissa meg a Google Drive -ot. Válassza ki a megosztott fájlt, majd kattintson a gombra Részvény ikon a jobb felső sarokban.
A Ossza meg emberekkel és csoportokkal párbeszédpanelen adja hozzá az együttműködők nevét. A névmező melletti legördülő menüből állítsa be az együttműködők engedélyszintjét. A Google Drive megosztási engedélyei a következők Szerkesztő , Néző , Megjegyzés .
Értesítés és személyes üzenet küldése nem kötelező. Most érdemes letiltani a megosztott fájl letöltését, nyomtatását vagy másolását. Kattintson a fogaskerék ikonra további két engedély megjelenítéséhez, amelyeket törölhet a dokumentum titkosságának megerősítése érdekében.
A nyílra kattintva térjen vissza az előző párbeszédpanelhez, majd küldje el a fájlt az együttműködőnek.
A nézők látni fogják a Az exportálási lehetőségek le vannak tiltva értesítést a Fájl és Szerkesztés menü tetején. Másolás, a Nyomtatás és a Letöltés beállítások szürkén jelennek meg az egyes dokumentumok, táblázatok és prezentációk esetében.
Ne feledje, hogy a „szerkesztési” jogosultsággal rendelkezők továbbra is letölthetik, kinyomtathatják és másolhatják a fájlt, még akkor is, ha ez a beállítás be van kapcsolva.
2. Osszon meg egy mappát nem Google felhasználókkal
Barátainak és kollégáinak nincs szükségük Google -fiókra a Google Drive mappa vagy dokumentum megtekintéséhez. Meghívót küldhet az e -mail címükre. Vagy használjon megosztható linket.
A Google-fiókon kívüli felhasználók és együttműködők csak a beállított engedélytől függetlenül tekinthetik meg a fájlt.
A nyilvános linken keresztüli megosztás biztonsági kockázatot jelent az érzékeny dokumentumok számára, mivel a link birtokában bárki hozzáférhet a fájlhoz. Tehát csak akkor használja nyilvános csevegésben, e -mailben vagy közösségi médiában, ha a dokumentumot bárki megtekintheti.
3. Töltsön le egy megosztott Google Drive mappát
A Google Drive lehetővé teszi a megosztott mappa teljes tartalmának letöltését ZIP archívumként. Ez hasznos a megosztott dokumentumok helyi másolatainak mentéséhez. A mappa szerkezete az almappákkal együtt megmarad az archívumban.
jelszóval védett zip fájl Windows 10
Menj Megosztotta velem A Google Drive -on. Kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza a lehetőséget Letöltés .
Használhatja a hárompontos ikon az eszköztáron a mappa letöltéséhez.
Ha letölt egy Google Dokumentumot, Táblázatot vagy Diát, az letöltődik Office dokumentumként. Az összes többi fájl a natív formátumban lesz letöltve.
4. Adja át a fájlok tulajdonjogát másnak
Sok oka lehet annak, hogy a dokumentumok tulajdonjogát másra ruházzák át. Lehet, hogy valaki más vesz át egy projektet. Talán valaki kirúgott. Jobb megjegyzés, hogy nyaralni készül, és csak át akarja adni a felelősséget a megosztott dokumentumokért. A Google Drive dokumentumok és mappák digitális „átadásának” folyamata egyszerű.
Nyissa meg a Google Drive -ot. Válassza ki a megosztott mappát vagy fájlt a Dokumentumokban, Táblázatokban vagy Diákban, majd kattintson a ikonra Részvény ikon a jobb felső sarokban. Ha a feltételezett tulajdonosnak nincs megosztási jogosultsága… hívja meg az e -mail cím beírásával a „Megosztás másokkal és csoportokkal” mezőbe. Azután Megment .
törölt fájl -helyreállító alkalmazás androidra
Kattintson a legördülő menüre annak a személynek a neve mellett, akinek a fájl vagy mappa tulajdonosa szeretne lenni. Válassza a lehetőséget Legyen tulajdonos .
A tulajdonjog átruházása után szerepkörét tulajdonosról szerkesztővé cserélik. Egy felugró üzenet figyelmezteti Önt, hogy „Az új tulajdonos értesítést kap, és eltávolíthatja Önt. Elveszítheti a megosztási beállítások megváltoztatásának lehetőségét is. '
Megjegyzés: Egy szinkronizált vagy feltöltött fájl (például PDF vagy képfájl) tulajdonjogát nem ruházhatja át.
5. Hogyan kérhet hozzáférést a megosztott fájlokhoz?
Amikor egy megosztott linken keresztül próbál hozzáférni egy fájlhoz, előfordulhat, hogy megjelenik egy üzenet, amely azt mondja: „Hozzáférésre van szüksége”.
Néha a tulajdonosok megosztanak egy linket, mielőtt beállították az engedélyeket. Ezenkívül érdemes megnyitni a fájlt egy másik Google -azonosítóval. Könnyű hozzáférést kérni egyetlen kattintással.
Az asztalon:
- Nyisson meg egy linket a fájlhoz.
- Kattintson a Hozzáférés kérése lehetőségre.
Mobilon:
A Drive for Android vagy iOS alkalmazással egyetlen érintéssel kérhet hozzáférést, amikor megjelenik a „Nem lehet hozzáférni a dokumentumhoz” üzenet. Az engedélykérés e -mailt küld a tulajdonosnak az alkalmazáson belülről. A fájltulajdonosok azonnal értesítést kapnak Android és iOS rendszeren.
Letöltés: Google Drive a Android | ios (Ingyenes)
6. Keressen egy együttműködőt
Egy dokumentum megosztása 10 taggal egyszerű. Ha 50 -vel megosztja, további tervezést igényel. A megosztott fájlok kezelése azt is jelenti, hogy nyomon követheti, hogy melyik együttműködő melyik dokumentumon dolgozik.
Menj Részletek megtekintése (Kattintson az „I” ikonra az eszköztáron). Böngésszen a Tevékenység lapon gyorsan megtekintheti, hogy mely fájlokat osztotta meg a közelmúltban.
Kattintson Megosztotta velem a Google Drive bal oldalsávján. Kapni fog egy listát az összes olyan dokumentumról, amelyhez megosztott hozzáféréssel rendelkezik.
Használja a Google Drive Search -t és annak speciális szűrőit. A termelékenység előnye nem lesz meglepő azok számára, akik ismerik a Gmail szűrőit.
Használja a Google Drive tetején található keresőmezőt. A Google Drive keresése a dokumentum törzsében is megkeresi a kívánt szavakat.
Kereshet a feltöltött szöveges dokumentumok vagy szövegalapú PDF-fájlok első 100 oldalán. A PDF -fájlok első 10 oldalán található szövegre is rákereshet. Ahelyett, hogy a mappák között ásna, használja ezt az erőteljes funkciót a fájl gyors eléréséhez.
A Google Drive alatt nyomja meg a gombot elővágó gomb hogy a kurzort közvetlenül a keresőmezőbe helyezze. Kattintson a keresőmező kis legördülő nyíljára az alapvető keresési szűrők megjelenítéséhez. Néhány manuális paraméter megtanulásával időt takaríthat meg.
Például: A valakivel megosztott dokumentumok megkereséséhez használja a | _+_ | gombot.
Google Súgó a teljes listát a „Speciális keresés a Google Drive -ban” szakaszban találja.
7. Egyszerűsítse a megosztást a kapcsolattartó csoportok létrehozásával
Az e -mail névjegyeknél nem kell egyéni dokumentum -engedélyeket beállítani a csapattagoknak. Csak olyan címkéket hozhat létre, amelyek bizonyos e -mail csoportok névjegyei.
Bejelentkezni Google Névjegyek . A bal oldalsávon kattintson a gombra Címke létrehozása .
Adjon leíró nevet a csapatprojektnek megfelelően. Vagy bármi más, ami megkönnyíti az emlékezést. tudsz névcímkék engedélyek alapján hogy könnyen megjegyezhetők legyenek. Bármely névjegy több címke része lehet.
Például: Project.view vagy Project.edit
Írja be a címkéket a fájl- vagy mappamegosztási beállítások mezőbe a Google Drive -on.
8. Lásd: Megosztott dokumentum megtekintési száma
A Google megőrzi a verzióelőzményeket, de nincs mód arra, hogy megnézze, hányszor tekintették meg a megosztott dokumentumot. Erre a kérdésre egy régitől kaptam választ Stack Exchange vita.
Küldje el dokumentumának linkjét a http://goo.gl URL rövidítési szolgáltatás és csak ezt az URL -t ossza meg. Ez a szolgáltatás információt nyújt arról, hogy hányszor kattintottak erre a linkre, ami körülbelül olyan közel van, mint amennyit jelenleg tudni lehet, hogy hányszor érték el a dokumentumot.
A Google leállította saját URL -rövidítőjének támogatását. Te tudod használni Bitly helyette. Ez akkor hasznos, ha nyilvánosan szeretné megosztani a dokumentumot, és ellenőrizni a választ. Vegye figyelembe, hogy a nyilvános dokumentumok és fájlok megjelennek a keresési eredmények között.
Néhány ötlet a nyilvános megosztáshoz:
- Töltsön fel és osszon meg egy e -könyvet.
- Tesztelje a kreatív termékre adott kezdeti választ.
- Nyisson meg egy Diabemutatót nyilvános megtekintésre (például a SlideShare).
- Nyílt oktatási tartalmak keresése.
Tipp: Egy egyszerű Google Site Search segítségével nyilvános dokumentumokat kereshet. Például. kulcsszó site: drive.google.com
9. Ossza meg a Slack szolgáltatással
Ha még nem dolgozik a Slack szolgáltatással, akkor itt az ideje, hogy bemutassa a csapatának. A Slack segítségével sokféleképpen működtetheti kedvenc szolgáltatásait. A Google Drive integrációja a legnépszerűbbek közé tartozik.
A Slack lehetővé teszi a Google Drive fájlok importálását és megosztását a Slack segítségével. Az összes importált Google Drive -fájlt a Slack is indexeli a könnyű keresés és hivatkozás érdekében. A fájlok nem tárolódnak a Slack-en-továbbra is a Google Drive mappáiban maradnak. A laza csővezetékként működik.
Egy kis példa: Illesszen be egy linket egy Google -dokumentumba a Slack csevegőszobában. A Slack megjeleníti a link alatti tartalomrészletet a hivatkozás alatt, miután integrálta. Ez sokkal hasznosabb, mint a vak linkek megosztása.
Slack Súgó bemutatja, hogyan csatlakoztathatja Google Drive -ját a Slackhez két egyszerű módon.
10. Ossza meg a Google Dokumentumokat a Microsoft Office -ból
Google Drive vs Microsoft Word talán két irodai lakosztály napi összecsapása, de a két erőmű végre szépen játszik. Feltölthet Word-, Excel- és PowerPoint -fájlokat a Google Drive -ba, és dolgozhat rajtuk a felhőben, mint bármely más megosztott Google Drive -fájlban.
Minden frissítés az eredeti formátumban kerül mentésre a fájlokba. A meghajtón tárolt irodai dokumentumok verzióvezéreltek is. Nyomon követheti az Office fájl korábbi verzióit, vagy visszatérhet egy régebbi verzióra.
az amazon rendelés azt mondja: kézbesített, de nem
Ha specifikus Google Drive-eszközöket szeretne használni, például egy kiegészítőt vagy fordítást, akkor egyszerűen alakítsa át a Microsoft-fájlt Google-dokumentummá. Ellenkező esetben nem kell bajlódnia az egyik formátum másikra történő megváltoztatásával.
A fájlok megosztása a Google Drive -on egyszerű
Ez is egyszerűbb lett. Van még néhány A Google Drive beállításait módosíthatja hogy simább legyen a munkafolyamat. Töltsön el egy kis időt a Google Drive együttműködési funkcióival, mivel a csapatmunka harmóniája attól függ.
Együttműködési hídként a Google Drive -nak részét kell képeznie az otthoni irodában vagy bárhol a világon végzett távoli munka beállításában.
Kép jóváírása: kirakós Rido a Shutterstockon keresztül
Részvény Részvény Csipog Email 6 hallható alternatíva: A legjobb ingyenes vagy olcsó hangoskönyv -alkalmazásokHa nem szeretne fizetni a hangoskönyvekért, íme néhány nagyszerű alkalmazás, amelyek segítségével ingyen és legálisan hallgathatja azokat.
Olvassa tovább Kapcsolódó témák- Termelékenység
- Google Dokumentumok
- Együttműködési eszközök
- Fájlkezelés
- Fájlmegosztás
- Google Drive
- Felhőtárolás
Saikat Basu az Internet, a Windows és a termelékenység helyettes szerkesztője. Miután eltávolította az MBA szennyeződését és egy tízéves marketing karriert, most szenvedélyesen segít másoknak mesélési készségeik fejlesztésében. Figyeli a hiányzó oxfordi vesszőt, és utálja a rossz képernyőképeket. De a fotográfia, a Photoshop és a termelékenység ötletei megnyugtatják a lelkét.
Továbbiak Saikat BasutólIratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozz hírlevelünkhöz, ahol technikai tippeket, értékeléseket, ingyenes e -könyveket és exkluzív ajánlatokat találsz!
Feliratkozáshoz kattintson ide