Home-theater-designers
1971 -ben az első e -mailt egyik számítógépről a másikra küldték. Most, 269 milliárd e -mail minden nap elküldik.
Lehetetlen elképzelni, hogy ezek közül az e -mailek közül hány felesleges. Hány szolgálja csak, hogy nagyobb zavart okozzon. Hogy még több figyelmet és türelmet égessenek el a címzettek között.
Egy azonban biztos: ha többen kezdenének hatékonyan válaszolni az e -mailekre, valamennyien kevésbé szorosan lennénk a postaládánkba bilincselve, és az e -mailekkel kapcsolatos szorongásunk kissé gyengülne.
A legnyilvánvalóbb megoldás itt nem csak a „soron belüli válaszadás”, hanem a soron belüli válaszadás megfelelően . A soron belüli válaszadás során az e -mail törzsében válaszol, ahelyett, hogy saját e -mailt írna a semmiből.
A soron belüli válaszadás a legtöbbünknél már időről időre megtörténik. De sorban kell válaszolnunk messze gyakrabban. És ezt néhány szabály figyelembevételével kell tennünk, hogy ezeket a bonyolult e-mail szálakat rendszerezett és könnyen követhető legyen.
Hibás e -mailre válaszolunk
A soron belüli válaszolás ellentéte az úgynevezett 'top posting'. Itt nyomja meg a választ az e -mailre, és csak kezdjen el gépelni a szövegmező tetején. A mai e -mailek többsége így áll össze. De hacsak nem rendkívül egyszerű e -mail beszélgetésekkel van dolgunk, a legnépszerűbb közzététel mindenféle problémát okozhat.
Először is, amikor a legnépszerűbb közzétételre kerül, az eredeti e -mailre való hivatkozás óriási gondot okoz, ami magában foglalja az e -mailek közötti e -mailek közötti súrolást, hogy megtalálja, amit keres. Ezután vissza kell görgetnie az e -mailhez, amelyet éppen ír, hogy esetleg parafrasezze azt, amit az imént talált, a kontextuson kívül, és gyakran hiányzik a lényeges pontokból.
Néha a címzett válaszolhat az e -mailjeire egy teljesen új e -mail szálban, ami azt jelenti, hogy a beszélgetés most két vagy több külön szálban zajlik.
Ha csoportos beszélgetésben vesz részt, a dolgok még zavarosabbá válnak. Kövesse nyomon, ki mit válaszol, mikor, és mire válaszolt azok a válaszok szinte lehetetlen bravúrrá válnak.
A soron belüli válasz a megoldás
A felső hozzászólás helyett akkor válaszolnunk kell Sorban - vagyis az eredeti e-mail törzsében. Az Outlook és az Apple Mail alkalmazásban azonnal láthatja az eredeti üzenetet, amint megnyomja a választ. A Gmailben csak nyomja meg a három pontot az írási képernyő alján a beszélgetés megjelenítéséhez.
Tipp: Ha el szeretné távolítani a függőleges „idézet” sort a válaszából a Gmailben, jelölje ki a teljes e -mailt, majd kattintson a behúzás kevesebb gomb.
A soron belüli válasz megoldja azt a problémát, hogy az üzenetek tömegeit kell végiggörgetni, mert az eredeti e -mail benne van és kereshető a beszélgetésben kapott legutóbbi üzenetben. Ez azt jelenti, hogy mindent a kontextusban tartanak.
Ezenkívül nem kell időt pazarolnia mások válaszainak összegzésére, vagy e-mailek másolás-beillesztése csak azért, hogy saját válaszai értelmesek legyenek. A soron belüli válaszokkal minden rendelkezésre áll, hogy bármikor bármikor visszatérhessen.
A több embert érintő szálak esetében pedig könnyű megkülönböztetni, hogy ki mit mondott, és kinek válaszol (ha megfelelően csinálják).
Soron belüli válaszadás
Amikor a legtöbben sorban válaszolnak, egyszerűen a válaszuk mellé írják a válaszokat, amire válaszolni akarnak, és ezt félkövérrel vagy pirossal írják.
Ez messze nem ideális. Amint valaki egyszerű szöveges üzenetet nyit meg, nem látja ezt a formázást. És amint több mint pár ember van egy szálban, a dolgok gyorsan összezavarodhatnak.
Tehát itt egy gyors útmutató megfelelően a soron belüli válasz, amely skálázható, és minimálisra csökkenti a zavart.
1. Ne hagyatkozzon a formázásra
Amint már említettük, bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a címzett nem látja az e -mailben szereplő formázást (például inkább a sima szöveget részesíti előnyben). Ha valaki színvak, akkor nehezen tudja követni a több színt tartalmazó szálakat.
a csoport vagy erőforrás nem a megfelelő állapotú virtuális útválasztón van
Mindenképpen használja a formázást, hogy könnyebben megtalálhassa a válaszokat e -mail beolvasásakor. De ne bízzon kizárólag Rajta.
2. Előszó Válaszok az Ön nevével
A formázás helyett hagyja abba a szokást, hogy minden válaszát a nevével és - ha különösen szerveznie kell - a dátummal kell ellátnia. Kérje meg az összes címzettet, hogy tegye ugyanezt.
Jelenleg a Gmailben nincs más választása, mint manuálisan beírni a nevét. Ugyanez vonatkozik a mindig nyájas Apple Mail alkalmazásra is.
Ha azonban az Outlookot használja, van egy olyan funkció, amely automatikusan előhívja a válaszokat a nevével. Ehhez lépjen a Fájl> Opciók> E -mail . Akkor menj a Válaszok és továbbítás , ellenőrizd a A megjegyzések előszava a mezőbe, és írja be a nevét a szövegmezőbe. Amikor e -mail törzsében válaszol, a neve automatikusan zárójelben jelenik meg.
Mailbird alapértelmezés szerint ez a lehetőség is rendelkezésre áll.
3. Kérjük, használja a vonalszakadást
Amikor egy soron belüli választ hagy, ezt egy új sorban kell megadni, nem pedig a mondat közepén vagy a bekezdés végén.
Ez sokkal könnyebbé teszi mások számára, hogy válaszoljanak az Ön megjegyzéseire, és sokkal egyszerűbbé teszi az egyes pontok körül zajló beszélgetések szkennelését.
4. Többszintű válaszok behúzása
Ha egy e -mailben több pontot kezelnek, akkor egyetlen szálon belül több szál is előfordulhat.
Ezek rendszerezésének érdekében be kell húznia a menetes válaszokat, így nyilvánvaló, hogy az egyes pontokhoz melyik megjegyzés kapcsolódik. Én személy szerint a szögletes zárójelek (>) használatával találom itt a legintuitívabb karaktereket, mivel előfordulhat, hogy a pont nélküli szöveges e-mailekben nem jelennek meg a pontjelek.
Ezzel sok erőfeszítést takaríthat meg, amikor megpróbálja kitalálni, hogy a beszélgetés melyik részére kell figyelnie.
5. Utolsó megoldás: Használjon jobb eszközt
Senki sem tesz úgy, mintha a soron belüli válaszok lennének a tökéletes megoldás. De ha nincs más választása, mint az e -mail használata, szánjon időt arra, hogy hatékony és eredményes e -maileket írjon. A fenti okok alapján a soron belüli válaszadás a legjobb módja a projektek előrehaladásának. Ezenkívül segít mindenkinek lépést tartani több beszélgetéssel az e -mail szálakon belül anélkül, hogy időt kellene pazarolnia a korábbi e -mailek hosszú listáinak megtekintésére.
Ha úgy találja, hogy még a soron belüli válaszok is túl bonyolulttá válnak, vagy ha kollégái nem tudják megszokni, hogy helyesen válaszoljanak, akkor ideje lehet más eszközt keresni.
Kommunikációs eszközök, mint pl Laza , Sóvárog , és Összebújik megkönnyíti az összetett csapatkommunikációt. Ahelyett, hogy tovább küzdenénk az e -mailekkel, itt az ideje kipróbálni az egyiket.
Terjeszd a hírt
Amikor elfogadja ezeket az egyszerű, soron belüli válaszszabályokat, sok címzett értékelni fogja, hogy mennyire hatékony ez az e -mail viselkedés, és természetes módon utánozni fogja a megközelítését.
Ha természetesen nem másolják átgondolt e -mail -etikettjét, húzza fel őket. Küldje el nekik ezt a cikket. Írja le, hogyan szeretné, hogy válaszoljanak, és magyarázza el, hogy ez rengeteg félreértett üzenetet, elvesztegetett időt és kontextusvesztést takarít meg.
Tényleg nincs hátránya.
Gondolod, hogy ezek a szabályok segítenek a bonyolult e -mail szálak tetején maradni? Van -e más soron belüli válaszadás, amely szerinted hasznos lehet?
Képhitel: sangoiri/ Depositphotos
Részvény Részvény Csipog Email Kezdő útmutató a beszéd animálásáhozA beszéd animálása kihívást jelenthet. Ha készen áll arra, hogy párbeszédet adjon hozzá a projekthez, akkor lebontjuk a folyamatot.
Olvassa tovább Kapcsolódó témák- Termelékenység
- Gmail
- Tippek e -mailben
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale az Egyesült Királyságban, a York -i Egyetemen szerzett filozófiai diplomát. Több mint öt éve dolgozik közösségi média menedzserként és tanácsadóként, miközben több országban tart workshopokat. Rob az elmúlt két évben technológiai író is volt, a MakeUseOf közösségi média menedzsere és hírlevél -szerkesztője. Általában a világon utazó, videószerkesztő és fotózó kísérletekkel találja őt.
Továbbiak Rob Nightingale -tőlIratkozzon fel hírlevelünkre
Csatlakozz hírlevelünkhöz, ahol technikai tippeket, értékeléseket, ingyenes e -könyveket és exkluzív ajánlatokat találsz!
hol található a nyomtató ip -címeFeliratkozáshoz kattintson ide