Az e -mailek archiválása az Outlook programban

Az e -mailek archiválása az Outlook programban

Az e -mailek archiválása az egyik legjobb módja annak, hogy a beérkező levelek ne legyenek rendben. Ha ezt szeretné tenni az Outlook programban, akkor szerencséje van. Mind az Outlook webes, mind az Outlook asztali számítógéphez lehetővé teszi az e -mailek egyszerű archiválását.





Ebben az útmutatóban bemutatjuk az e -mailek archiválásának legjobb módjait a számítógépen található Microsoft Outlook programban.



Mi az archívum az Outlook -ban?

Az Outlook és az e -mailek összefüggésében az archívum alapvetően az összes olyan e -mail, amelyet úgy választott, hogy elkülönítse a fő postaládájától.





Az Outlook webes verziójában az e -mailek archiválása azt jelenti, hogy az e -maileket áthelyezi a beérkező levelek főmappájából az Archívum mappába.

Az Outlook asztali számítógépen az e -mailek archiválása alapvetően azt jelenti, hogy az e -maileket áthelyezi az Outlook fő PST -fájljából egy új PST -fájlba. Bármikor mozoghat ezen a PST -fájlon, és hozzáférhet a benne található összes archivált e -mailhez.



Nézze meg a Mac merevlemezét a Windows rendszeren

Ha most kezdi használni az Outlook programot, hasonlítsa össze az Outlook webes verzióját az asztali számítógéppel és nézd meg, melyik felel meg az igényeidnek.

Használhatja az Outlook archívumot az összes e -mail fiókhoz?

Két esetben nem használhatja az Outlook archiválási funkcióját.



Először is, ha rendelkezik Exchange Server e -mail fiókkal, és szervezete a Microsoft Exchange Server Online Archívumot használja, akkor nem használhatja a natív Outlook archiválási funkciót.

Másodszor, ha a hálózati rendszergazda letiltotta az archiválási funkciót, akkor az e -maileket sem archiválhatja.



Mindkét esetben forduljon segítségért a szervezet hálózati rendszergazdájához.

Az e -mailek archiválása az Outlook for Web programban

Az e -mailek archiválása az Outlook webes verziójában egyszerűbb, mint az asztali alkalmazásban. Egyszerűen kattintson néhány lehetőségre, és a kiválasztott e -mailek archiválásra kerülnek.

Ezt a következőképpen teheti meg:

  1. Irány a Outlook.com és jelentkezzen be e -mail fiókjába.
  2. Kattintson a bal oldali mappára, ahol az e -mailek találhatók.
  3. Válassza ki az archiválni kívánt e -maileket a jobb oldali ablaktáblából.
  4. Kattintson arra a lehetőségre, amely azt mondja Archívum a felső menüsorban.
  5. Ha tévesen archiválta az e -mailt, kattintson a gombra Visszavonás alján a művelet megfordításához.

Az összes archivált e -mailt megtekintheti, ha rákattint Archívum bal oldalon.

Ha valaha vissza szeretne helyezni egy archivált e -mailt a fő mappába, keresse meg ezt az e -mailt a Archívum mappát, kattintson az e -mailre, kattintson Költözik tetején, és válassza ki, hogy hova szeretné áthelyezni az e -mailt.

Összefüggő: Hogyan lehet archiválni az összes régi e -mailt a Gmailben és elérni az Inbox Zero -t

Az e -mailek automatikus archiválása az Outlook programban

Az Outlook asztali számítógépen automatikusan vagy manuálisan archiválhatja az e -maileket. Ebben a részben az Outlook asztali számítógéphez automatikus archiválási funkciójának használatát ismertetjük.

Az AutoArchive annak a szolgáltatásnak a neve, amely automatikusan archiválja az e -maileket az Outlook alkalmazásban. Ez a funkció elküldi e -mailjeit a fő mappákból az archívumba, miután előre meghatározott idő telt el.

Ebben a szolgáltatásban különféle beállításokat konfigurálhat, és a következő lépések leírják, hogyan kell ezt csinálni:

hardveres gyorsítás króm be vagy ki
  1. Nyisd ki Outlook a számítógépeden.
  2. Kattintson Fájl tetején, majd válassza a lehetőséget Lehetőségek a bal oldalsávból.
  3. Kattints a Fejlett opció a bal oldalon.
  4. megtalálja AutoArchive a jobb oldali ablaktáblán, és kattintson a gombra Automatikus archiválás beállításai gomb.
  5. Ketyegés Futtassa az automatikus archiválást minden alkalommal opciót a tetején, és adja meg, hogy a funkció mikor futjon az Outlook -ban.
  6. Ban,-ben Az archiválás alapértelmezett mappa -beállításai szakaszban válassza ki, hogy mikor kell archiválni egy elemet. Alapvetően az Outlook -tartalom korát adja meg.
  7. Kattintson Böngészés és válassza ki az archív fájl célmappáját. Ezt csak akkor kell megtenni, ha nem tetszik az alapértelmezett Outlook PST könyvtár.
  8. Végül üss rendben alján a módosítások mentéséhez.

Ha szeretné leállítani az Outlook automatikus archiválását, letilthatja az AutoArchive funkciót.

Ezt csináld meg:

  1. Nyisd ki Outlook a számítógépeden.
  2. Kattintson Fájl tetején, és válassza a lehetőséget Lehetőségek bal oldalon.
  3. Kattints a Fejlett opció a bal oldalon.
  4. Kattintson Automatikus archiválás beállításai a jobb oldali ablaktáblán.
  5. Jelölje ki a Futtassa az automatikus archiválást minden alkalommal opció a tetején.
  6. Kattintson rendben az alján.

Az e -mailek manuális archiválása az Outlook programban

Az e -mailek archiválásának jobb ellenőrzéséhez manuálisan archiválhatja az e -maileket az Outlook programban. Ez lehetővé teszi, hogy a fő e -maileket szükség szerint elküldje az archívumba.

Ennek a módszernek a használata:

  1. Nyisd ki Outlook a számítógépeden.
  2. Kattintson Fájl a bal felső sarokban.
  3. Válaszd ki a Információ fül a bal oldalon.
  4. Kattintson a lefelé mutató nyíl ikonra Eszközök és válassza ki Tisztítsa meg a régi tárgyakat .
  5. Megjelenik egy párbeszédpanel, amely lehetővé teszi a kézi e -mail archívum konfigurálását.
  6. Felül két lehetőség közül választhat, amelyek segítségével eldöntheti, hogy mit kíván felvenni az archívumba. Válassza ki a használni kívánt elemet.
  7. Válassza ki azokat a mappákat, amelyeket fel szeretne venni az archívumba.
  8. A naptár segítségével válassza ki az elemek életkorát.
  9. Kattintson Böngészés és válassza ki azt a mappát, ahová menteni szeretné az Outlook archív fájlját.
  10. Találat rendben alul az e -mail archívum létrehozásának megkezdéséhez az Outlook programban.

Az archívum létrehozása után a kapott PST fájlt bárhová áthelyezheti.

Az archivált e -mailek megtekintése az Outlook programban

Az archivált e -mailek elérése az asztali Outlook programban ugyanolyan egyszerű, mint az Outlook webes verziójában. Egyszerűen be kell töltenie archív fájlját az Outlookba, és látni fogja az összes archivált e -mailt.

Az alábbiak szerint importálhat egy PST e -mail archívumot a számítógép Outlook -jába:

  1. Dob Outlook .
  2. Kattints a Fájl menü a tetején.
  3. Válassza a lehetőséget Megnyitás és exportálás a bal oldalsávban.
  4. Kattintson a jobb oldali ablaktáblán Nyissa meg az Outlook adatfájlt miközben PST adatfájlt importál a programba.
  5. Keresse meg azt a mappát, ahol az archív fájl található, kattintson a fájlra, és nyomja meg a gombot Nyisd ki az alján.
  6. A fájlnak be kell töltődnie a programba, és akkor láthatja az összes archivált e -mailt.

tudsz egyesítse az Outlook PST fájljait ha több fájlja van.

Az Outlook kibontása az e -mailek archiválásával

Ha úgy érzi, túlterhelt pusztán a beérkező levelek számát nézi, itt az ideje, hogy archiválásával megszabaduljon e -mailek egy részétől. Használja a fenti módszereket a kevésbé fontos e -mailek archívumba történő áthelyezéséhez, így dolgozhat azokon, amelyek azonnali figyelmet igényelnek.

Az e -mailekkel az a helyzet, hogy azok kezelése nem egyszerű, még a profiknak sem. Van azonban néhány tipp és trükk, amellyel megtanulhatja, hogy az e -mailek kezelése sokkal kevésbé legyen túlterhelő.

Részvény Részvény Csipog Email Hogyan lehet meghódítani a postaládáját: 60+ tipp az e -mail termelékenységéhez és biztonságához

Ne nyomasztja a postaládája! Itt van minden, amit tudnia kell, hogy egyszer és mindenkorra meghódítsa e -mailjeit.

Olvassa tovább Kapcsolódó témák
  • Termelékenység
  • Tippek e -mailben
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Office tippek
  • E -mail alkalmazások
A szerzőről Mahesh Makvana(307 megjelent cikk)

Mahesh a MakeUseOf technikai írója. Körülbelül 8 éve ír technikai útmutatókat, és számos témát érintett. Szeret tanítani az embereket, hogyan tudják a legtöbbet kihozni eszközeikből.

Bővebben: Mahesh Makvana

Iratkozzon fel hírlevelünkre

Csatlakozz hírlevelünkhöz, ahol technikai tippeket, véleményeket, ingyenes e -könyveket és exkluzív ajánlatokat találsz!

Feliratkozáshoz kattintson ide